Besökstiden blir fakturaunderlag
Ankomst- och avresetid registreras per brukaradress. Det ger tid på plats per besök, vilket är det underlag som behövs mot kommunens eller regionens ersättningsmodell när utförd tid ska redovisas och stämmas av.
Hemtjänst och hemsjukvård
Körjournal och GPS för hemtjänst och hemsjukvård
En hemtjänstbil gör åtta till tolv besök per arbetspass, och bilarna delas oftast av flera i personalen över olika skift. Både besökstiden och körsträckan behöver ett underlag som håller – utan att det blir en integritetsfråga för personalen.
Korta resor
Många korta resor mellan brukare
En delad poolbil i hemtjänsten kan göra över 2 000 resor på ett år. De flesta är korta: några kilometer mellan två adresser, med tio minuter emellan. Det är precis de resorna en handskriven journal tappar, eftersom de aldrig känns värda att skriva upp i stunden.
Enheten registrerar varje resa automatiskt med tid, sträcka och adresser. Med in- och utcheckning per förare knyts varje besök dessutom till rätt person i personalen, inte bara till bilen. Det är avgörande när tre bilar delas av arton medarbetare över tre skift.
Underlaget
Besökstid och mil i samma journal
Milen mellan brukare räknas automatiskt
Körsträckan mellan besöken registreras och kan prissättas enligt gällande belopp: 25 kr per mil för egen bil, 12 kr per mil för förmånsbil som drivs med bensin, diesel eller etanol och 9,50 kr per mil för förmånsbil som drivs med el. Se milersättning och belopp
Integritet
Integritet för personalen, underlag för verksamheten
Positionsdata om anställda är personuppgifter. Det kräver en rättslig grund, att omfattningen begränsas till det verksamheten faktiskt behöver och att personalen är informerad i förväg. I vård och omsorg är frågan extra känslig, eftersom samma uppgifter berör både medarbetare och de adresser de besöker.
Privatläge döljer positionen på resor som inte är i tjänsten, så att en medarbetare som använder bilen utanför arbetet inte får sin fritid registrerad. Hur det ska hanteras i praktiken gås igenom i GPS-spårning av anställda och GDPR
Poolbil 2 · förmiddagspassTjänst
08:12
08:34
08:34
Björkgatan 14 · 22 minTid på plats, exklusive restid
Tjänst08:41
09:05
09:05
Ekvägen 3 · 24 min2,1 km från föregående besök
Tjänst09:14
09:31
09:31
Storgatan 48 · 17 min3,4 km från föregående besök
TjänstJour och nattparkering
Bilen som står hemma över natten
Vid jour är det vanligt att en poolbil följer med hem. En enstaka övernattning av tjänsteskäl går att förklara, förutsatt att skälet dokumenteras samma dag och framgår av journalen. Görs det i efterhand blir det en efterhandskonstruktion.
Står bilen däremot återkommande hemma hos samma medarbetare, flera nätter i veckan, närmar sig upplägget dispositionsrätt – och då finns en risk för bilförmån även om bilen aldrig används privat. Reglerna gås igenom i poolbil: regler och krav för att undvika bilförmån
Geostaket
Geostaket runt bilpoolens depå
Ett geostaket runt depån eller kontoret ger larm om en bil lämnar området utanför ordinarie tid. Det är framför allt relevant nattetid och på helger, när ingen planerad körning ska pågå men bilarna står parkerade utan uppsikt. Läs mer om geostaket och larm vid avvikelser
Installation
Ingen bil behöver stå still
Enheten sätts i uttaget under ratten och tar under en minut. Ingen verkstad, inga verktyg och inget pass som behöver planeras om. Hårdvaran ingår, från 129 kr per fordon och månad, och testperioden är 30 dagar. Ni hinner köra en bil ett helt schema innan resten rullas ut.
Räkneexempel
Exemplet nedan är ett tänkt scenario med antagna tal, inte en verklig kund. Anta en hemtjänstgrupp med 6 poolbilar som delas av 18 undersköterskor över tre skift, där varje bil i snitt gör 9 besök per arbetspass.
Det blir 6 × 9 = 54 besök per dag för hela gruppen, alla med ankomsttid, avresetid, sträcka och rätt förare kopplad till varje post. Samma uppgifter som annars skulle skrivas för hand efter passet.
6poolbilar i exemplet
18personal som delar bilarna
54besök per dag för hela gruppen
Vanliga frågor
Frågor om hemtjänst och hemsjukvård
Fungerar det för poolbilar som delas av flera i hemtjänstgruppen?
Ja. In- och utcheckningen kopplar varje resa och varje besök till den förare som faktiskt körde, inte bara till registreringsnumret. Fem undersköterskor som delar tre bilar får fem separata underlag.
Är det tillåtet att GPS-spåra hemtjänstens bilar?
Ja, med rätt rättslig grund, begränsad omfattning och information till personalen i förväg. Det gäller generellt för positionering av anställdas fordon, inte bara inom vård och omsorg. Privatläge döljer positionen på resor som inte är i tjänsten.
Vad händer om en poolbil står hemma hos en anställd över natten på grund av jour?
Enstaka övernattningar av tjänsteskäl går att förklara om skälet dokumenteras samma dag. Ett återkommande mönster där bilen står hemma hos samma person flera nätter i veckan närmar sig i stället dispositionsrätt, vilket kan utlösa bilförmån.
Kan vi använda besökstiden som underlag för fakturering till kommunen eller regionen?
Ja. In- och utcheckningen ger ankomst- och avresetid per adress, vilket blir tid på plats per brukare. Det är inte samma sak som en personalliggare, som registrerar personer snarare än fordon.
Vad kostar det?
129 kr per fordon och månad med hårdvaran inkluderad. De första 30 dagarna är utan kostnad.
Kom igång
Börja med en poolbil
Sätt i enheten och se hur ett helt arbetspass ser ut i journalen. 30 dagar är fria och kräver inget kort.