Förmånsbilen kostar pengar innan någon har vridit om nyckeln. Föraren beskattas för förmånsvärdet och ni betalar arbetsgivaravgifter på beloppet. Kvar står frågan vad som faktiskt körts. Enheten sitter i bilen, inte i telefonen. Den registrerar varje resa utan att någon behöver komma ihåg något.
Bilförmån uppstår inte om privatkörningen stannar på högst 10 tillfällen och högst 100 mil per år. Villkoren gäller samtidigt. Nio tillfällen och 120 mil ger förmån. Tolv tillfällen och 40 mil ger också förmån. Resor mellan bostad och arbetsplats räknas som privatkörning.
Utan löpande mätning upptäcks överskridandet i januari. Då ska förmånen beskattas för hela året som gått. När varje resa redan är märkt som tjänste eller privat kan ni följa båda gränserna medan året pågår.
Mer om vad som ska loggas finns i guiden om körjournal för tjänstebil och i guiden om körjournal för förmånsbil
Delas bilarna mellan flera förare gäller andra krav på underlaget. Det tas upp i guiden om poolbil och regler
Kör någon minst 3 000 mil i tjänsten kan förmånsvärdet sättas ned. Det tas upp i guiden om 3 000-milsregeln
Reglerna för vem som får köra vart hör hemma i en skriven bilpolicy. Ladda ner vår bilpolicy mall
De flesta invändningar mot körjournal handlar om en enda sak. Föraren vill inte att arbetsgivaren ser var bilen står på lördagen. Privatläge döljer positionen på privata resor. Kvar blir antal mil och att resan var privat.
Det är exakt vad förmånsberäkningen behöver. Adressen till svärföräldrarna behöver ni inte. Föraren slår på privatläget själv, i bilen eller i appen.
Milersättningen skiljer sig åt beroende på bil. Egen bil ger 25 kr per mil. Förmånsbil på bensin, diesel eller etanol ger 12 kr per mil. Helt eldriven förmånsbil ger 9,50 kr per mil.
En förare som kör 400 mil i tjänsten med egen bil ska ha 10 000 kr. Samma sträcka i en eldriven förmånsbil ger 3 800 kr. Skillnaden är 6 200 kr på en enda förare. Fel sats i tolv månader blir en rättelse i efterhand. Underlaget summeras per förare och period och går vidare till lön utan mellanled.
Poolbilar väcker en återkommande fråga. Vem körde bilen den 14 mars klockan 16.20. Med registrerade resor per förare finns svaret kvar när skadan anmäls fyra veckor senare.
Samma sak gäller när förmånsvärdet ska nettolöneavdras. Ett förmånsvärde på 63 180 kr per år kostar föraren cirka 31 600 kr vid 50 % marginalskatt. Sådana belopp diskuteras inte utifrån minnesbilder.
OBD-uttaget sitter under ratten. Det är obligatoriskt i EU på bensinbilar från 2001 och dieselbilar från 2004. Enheten trycks i och börjar registrera. Ingen verkstad, ingen bokad tid, inget bortfall av arbetstid. Hårdvaran ingår i priset från 79 kr per fordon och månad. De första 30 dagarna kostar ingenting.
Ett teknikkonsultbolag i Västerås har 14 förmånsbilar. Två förare uppgav att de aldrig kör privat. Efter fyra månader visade journalen 143 mil privat på den ena bilen. Bolaget kunde rätta förmånen innan årsskiftet i stället för att förklara den efteråt. Den andra föraren låg på 38 mil och 6 tillfällen. Han fick siffrorna i tid och höll sig kvar under gränsen. HR slapp också de tre mejlkedjor per månad som tidigare handlade om saknade reseräkningar.
Berätta hur många förmånsbilar ni har, så visar vi hur underlaget ser ut. 30 dagar är fria och kräver inget kort.