Vad som gör en bil till poolbil
En poolbil delas av flera anställda. Den bokas per resa eller per dag. Den är inte tilldelad en namngiven person och den står på arbetsplatsen när den inte används.
En förmånsbil är tilldelad en person. Den personen bestämmer när bilen används och var den står över natten.
Gränsen är sällan lika skarp i praktiken. Fyra bilar och fem anställda betyder att någon nästan alltid kan ta en bil. Det närmar sig dispositionsrätt även om bilen kallas poolbil internt.
Dispositionsrätten avgör, inte den faktiska körningen
Detta är den viktigaste regeln på sidan. Skatterisken följer av rätten att använda bilen, inte av att bilen faktiskt använts privat.
Regeringsrätten slog fast principen i RÅ 2001 ref. 22 och bekräftade den i RÅ 2010:30. Har det gjorts sannolikt att den skattskyldige haft dispositionsrätt till en bil ”bör en presumtion gälla som innebär att bilen ska anses ha använts för privatkörning”.
Den anställde ska då göra sannolikt ”att den använts endast i ringa omfattning eller inte alls”. Ringa omfattning betyder högst 10 tillfällen per kalenderår och högst 100 mil. Båda villkoren måste hålla.
Konsekvensen är obekväm men enkel. Att bilen aldrig kördes privat hjälper inte om ni inte kan visa det. Beviskravet ligger på den anställde.
Varför en skriven bilpolicy sällan räcker
En bilpolicy som förbjuder privat körning är rätt sak att ha. Den räcker sällan som enda bevisning.
En policy beskriver vad som ska gälla. Presumtionen handlar om vad som faktiskt hände. Domstolen prövar det andra.
I RÅ 2010:30 fanns en körjournal och den underkändes ändå. Den hade ”sådana brister att den inte kan läggas till grund” för fördelningen mellan tjänst och privat. En policy utan journal står svagare än en journal med brister.
Policyn får sitt värde när den kombineras med tre saker. Nycklar som kvitteras. Bokning som loggas. Körjournal som visar de faktiska resorna.
Dokumentationen ska följa föraren, inte fordonet
Bilförmån beskattas hos en person. Därför måste underlaget kunna delas upp per förare.
En körjournal som bara visar registreringsnumret och totalsträckan per månad löser ingenting. Fem personer som delat på bilen behöver fem separata underlag.
Varje resa behöver de sex uppgifter Skatteverket efterfrågar. Registreringsnummer. Datum och mätarställning vid början och slut. Antal kilometer. Start- och slutadress. Resans syfte. Besökt plats eller företag. Därtill behövs uppgift om vem som körde.
Räkningen mot 100-milsgränsen görs per person. En bil kan ha 600 privata mil på ett år utan att någon enskild förare passerar 100 mil. Det går bara att visa om varje resa har en förare kopplad till sig.
Bokningssystem och körjournal löser olika saker
Ett bokningssystem visar vem som reserverade bilen. En körjournal visar vad som faktiskt hände.
Bokningen saknar mätarställning. Den saknar faktisk körsträcka. Den saknar start- och slutadress. Den visar inte om bilen lämnades tillbaka klockan 16 eller klockan 23.
Bokningen är ändå värdefull. Den kopplar en person till ett tidsfönster och gör det enkelt att stämma av mot journalen. Kombinationen av bokning och automatisk körjournal ger både avsikt och utfall.
Ett system som kräver att föraren startar en app vid varje resa flyttar problemet. Glömda resor blir fortfarande glömda resor. En enhet i bilen registrerar resan oavsett vad föraren kommer ihåg.
Risken när poolbilen står hemma över natten
Här uppstår de flesta problemen. En poolbil som regelbundet står parkerad vid en anställds bostad ser ut som en bil den personen förfogar över.
Bilen är tillgänglig på kvällen. Den är tillgänglig på helgen. Nyckeln finns hos föraren. Det är precis den situation presumtionen om privatkörning är byggd för.
Enstaka övernattningar av tjänsteskäl går att förklara. En tidig avresa klockan 05 är ett rimligt skäl. Skälet behöver dokumenteras vid tillfället, inte rekonstrueras två år senare.
Ett återkommande mönster är svårare. Står bilen hemma hos samma person tre kvällar i veckan är det i praktiken en tilldelad bil. Då bör ni antingen ändra rutinen eller redovisa bilförmån.
Tre åtgärder minskar risken. Låt bilarna stå på arbetsplatsen som huvudregel. Kvittera nycklar i ett låst skåp. Dokumentera varje övernattning hemma med skälet angivet samma dag.
När flera bilar byts ofta
Byter en anställd bil ofta blir värderingen krånglig. Skatteverket har angett att ett genomsnittsvärde bör kunna tillämpas vid minst tio bilbyten någorlunda jämnt fördelade under året.
Det gäller värderingen av förmånen. Det avgör inte om förmån uppstår. Den frågan avgörs fortfarande av dispositionsrätten.
Vanliga frågor
Blir det bilförmån om poolbilen aldrig körs privat?
Räcker det att vi har en bilpolicy som förbjuder privat körning?
Måste vi föra körjournal per förare eller per bil?
Får poolbilen stå hemma hos en anställd över natten?
Gäller 100-milsgränsen per bil eller per person?
Så håller ni poolbilen som poolbil
Poolbilen står och faller med underlaget. Rätt förare på varje resa, sex uppgifter per resa och en dokumenterad rutin för var bilen står över natten.
Vi kopplar varje resa till den som körde och räknar privata tillfällen och privata mil per person löpande. Läs mer om de två villkoren och hur de räknas på vår sida om 100-milsgränsen.
Skriv också ned vem som får boka bilen och var den står över natten. Utgå från vår bilpolicy mall.