Digital körjournal – krav, regler och val

Vad är en digital körjournal?

En digital körjournal – ofta kallad elektronisk körjournal – är ett system som automatiskt loggar varje resa ett fordon gör. En liten enhet kopplas till bilen, oftast i diagnosuttaget (OBD), och registrerar starttid, sluttid, adresser, körsträcka och mätarställning. Föraren behöver bara ange om resan var i tjänsten eller privat.

Skillnaden mot en app i mobilen är att enheten sitter i fordonet. Den registrerar resan även när telefonen ligger i fickan, har slut på batteri eller när en kollega lånar bilen. Det är också skillnaden mellan en journal som täcker 70 procent av resorna och en som täcker 100 procent – och det är den sista tredjedelen som skapar problem vid en granskning.

Vad Skatteverket kräver av en körjournal

Skatteverkets rekommendation anger vilka uppgifter en körjournal ska innehålla för att duga som underlag. Saknas uppgifterna kan avdraget underkännas eller hela bilförmånen beskattas.

• 01
  Fordonets registreringsnummerJournalen ska gå att knyta till ett specifikt fordon.
• 02
  Datum samt mätarställning vid resans början och slutMätarställningen är det som gör att resorna går att stämma av mot bilens totala körsträcka.
• 03
  Antal kilometer för resanFaktisk körd sträcka, inte uppskattad.
• 04
  Start- och slutadressGatuadress, inte bara ort.
• 05
  Resans syfteTill exempel kundbesök, materialhämtning eller servicejobb.
• 06
  Besökta platser eller företagVem eller vad du besökte på adressen.

Utöver detta bör du notera mätarställningen vid årets början och slut. Uppgifterna ska sparas i minst tre år från det datum avdraget redovisas i deklarationen. Skatteverket godkänner både papper, kalkylark, PDF och digitala system – formatet är fritt, innehållet är det inte.

Är det lagkrav på körjournal?

Nej. Det finns ingen bestämmelse som tvingar dig att föra körjournal. Men bevisbördan ligger hos den som yrkar avdraget eller hävdar att en bil inte använts privat. I praktiken innebär det att en körjournal är det enda hållbara sättet att styrka sin sak – och att avsaknad av journal ofta leder till att Skatteverket gör en skönsmässig bedömning till din nackdel.

Förmånsbil och 100-milsgränsen

Har en anställd tillgång till företagets bil uppstår normalt bilförmån, som beskattas. Undantaget är om den privata användningen är ringa: högst tio tillfällen per kalenderår och sammanlagt högst 100 mil.

Båda gränserna måste hållas. Elva korta privatresor på totalt två mil räcker för att förmån ska uppstå, precis som en enda resa på 110 mil gör det. Och när förmånen väl uppstår beskattas den för hela året – inte bara för de mil som överskred gränsen.

Tjänstebil, egen bil och milersättning

Kör den anställde sin egen bil i tjänsten kan arbetsgivaren betala ut skattefri milersättning. Underlaget måste visa vilka resor som gjorts i tjänsten, med samma uppgifter som ovan. Utan körjournal blir ersättningen skattepliktig lön.

För tjänstebil utan förmån – en servicebil som bara används i jobbet och står på företagets adress över natten – är körjournalen det som visar att bilen faktiskt inte används privat. Här är journalen inte till för att räkna ut ett avdrag, utan för att slippa en förmånsbeskattning.

Aktuella belopp för skattefri milersättning fastställs av Skatteverket och ändras med jämna mellanrum. Kontrollera alltid gällande belopp för innevarande inkomstår innan ni betalar ut.

Hur länge ska körjournalen sparas?

Underlaget ska finnas kvar i minst tre år räknat från det datum avdraget redovisades i deklarationen. Skatteverket kan begära in journalen under hela den tiden, och det är ni som ska kunna plocka fram den.

Många sparar längre än så. Är fordonet bokfört i verksamheten omfattas underlaget i praktiken av bokföringslagens krav på sju år för räkenskapsinformation. En journal som ligger i en pärm eller i ett kalkylark hos en anställd som slutat är i praktiken borta. Ett system som arkiverar perioderna automatiskt löser den delen åt er.

• Tre år är golvet vid en skatterevision.
• Sju år är den nivå de flesta redovisningsbyråer rekommenderar.
• Hela innehavstiden för ett fordon som sålts vidare inom koncernen.

Vad gör en journal svag vid en granskning?

De flesta journaler underkänns inte för att de saknas, utan för att de inte går att stämma av. Det är fem saker som återkommer när underlag ifrågasätts.

1. Mätarställningen stämmer inte. Summan av resorna ligger långt under bilens faktiska körsträcka. Glappet tolkas som privat körning.
2. Adresserna är för vaga. ”Kalmar–Växjö” räcker inte. Det ska vara gatuadress, och det ska framgå vem eller vad ni besökte.
3. Journalen är skriven i efterhand. Samma penna, samma handstil och jämna siffror för ett helt år läses som en efterkonstruktion.
4. Luckor i tiden. Veckor utan noteringar mitt i en period där bilen använts gör att hela underlaget tappar bevisvärde.
5. Uppgifterna går att ändra utan spår. Ett kalkylark kan skrivas om när som helst. En låst period med logg över vem som attesterat väger tyngre.

Bakgrunden till varför journalen behövs över huvud taget går vi igenom i guiden om varför körjournal behövs.

Så väljer du leverantör – sju frågor att ställa

1. Ingår hårdvaran? Vissa tar 1 500–2 500 kr per enhet utöver månadsavgiften. Fråga även vad som händer med enheterna vid uppsägning.
2. Vilken bindningstid gäller? 24 eller 36 månaders bindning är vanligt i branschen. Kontrollera också uppsägningstiden – den är ofta tre månader.
3. Läses mätarställningen från fordonet? Om den beräknas fram istället för att läsas av kommer siffrorna aldrig att stämma exakt mot bilens mätare.
4. Finns ett riktigt privatläge? Utan det får ni ett GDPR-problem, inte bara en missnöjd personalstyrka.
5. Går det att exportera all data? Ni ska kunna ta med er journalen om ni byter system – begär exempel på exportfilen innan ni skriver på.
6. Var lagras data? Inom EU är utgångspunkten. Fråga efter personuppgiftsbiträdesavtal redan i offertskedet.
7. Vem svarar när något går fel? Svensk support på svenska, med en namngiven kontaktperson, är värt mer än tio kronor i lägre månadspris.

GDPR och integritet

Positionsdata om anställda är personuppgifter. Att samla in dem är tillåtet, men kräver att ni har en rättslig grund – vanligtvis berättigat intresse – och att ni dokumenterar en intresseavvägning. Tre saker gör skillnaden mellan ett system som håller och ett som inte gör det:

• Privatläge. När föraren markerar en resa som privat ska rutten inte sparas. Endast total sträcka behövs för Skatteverkets kontroll.
• Tydlig information. Personalen ska veta vad som registreras, varför och vem som kan se det. Ta upp det i samverkan innan ni rullar ut.
• Begränsad åtkomst. Alla chefer behöver inte se alla fordon. Rollstyrning minskar både risken och motståndet.

Vanliga frågor om digital körjournal

Läs vidare