Mallen längre ned är fri att kopiera. Ingen e-postadress, inget formulär, ingen nedladdning. Markera texten, klistra in den i ert eget dokument och fyll i fälten märkta [fyll i]. Läs avsnitten före mallen först. De förklarar varför en policy ensam inte avgör skattefrågan.
Ett företag med tio fordon fattar hundratals beslut om bilarna varje år. Utan skriven regel avgörs varje fråga från fall till fall. Det blir dyrt och ojämnt.
Fyra saker står på spel.
En bilförmån som inte redovisas kostar arbetsgivaren arbetsgivaravgifter på 31,42 % av förmånsvärdet. Vid ett förmånsvärde på 60 000 kr blir det 18 852 kr. Skatteverket kan lägga på skattetillägg med 20 % av de undanhållna avgifterna, alltså 3 770 kr.
Drivmedel, däck, självrisker och böter saknar tak om ingen har satt ett. En policy sätter beloppen i förväg.
Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön även när arbetsplatsen är en bil. Regler om nykterhet, mobiltelefon och vila hör hemma i policyn.
Två medarbetare med samma roll ska ha samma villkor. En skriven policy gör skillnaderna synliga och möjliga att motivera.
Bilförmån uppstår genom dispositionsrätten. Avgörande är möjligheten att använda bilen privat, inte hur mycket den faktiskt körts. Principen slogs fast i RÅ 2001 ref. 22 och bekräftades i RÅ 2010 ref. 30.
Konsekvensen är obekväm för många arbetsgivare. En policy som förbjuder privat körning tar inte bort förmånen. Bilen står ändå hos medarbetaren och kan användas.
Det som bryter presumtionen är bevisning. En fullständig körjournal visar var bilen varit varje dag under året.
Policy och körjournal hör därför ihop. Policyn talar om vad som gäller. Körjournalen visar vad som faktiskt hände.
Utan körjournal blir samtalet med Skatteverket en fråga om trovärdighet. Med körjournal blir det en fråga om siffror. Vad som händer när journalen saknas beskrivs i guiden om konsekvenserna av ingen körjournal.
Körjournalen ska innehålla sex uppgifter för varje resa.
Den sista uppgiften behövs bara vid tjänsteresor. För privata resor räcker datum, mätarställning och antal kilometer.
Notera mätarställningen vid årets början och vid årets slut. Summan av resorna ska stämma mot mätaren.
Privat körning i ringa omfattning utlöser ingen bilförmån. Ringa omfattning betyder högst 10 tillfällen per kalenderår och högst 100 mil.
Båda gränserna ska hållas. Elva korta resor på totalt 40 mil ger bilförmån. Nio resor på totalt 130 mil ger också bilförmån.
Regeln finns i 61 kap. 11 § andra stycket inkomstskattelagen (1999:1229). Skatteverkets allmänna råd SKV A 2022:37 ger vägledning om tillämpningen.
Resor mellan bostaden och arbetsplatsen räknas som privata resor. Det överraskar många och äter upp gränsen snabbt.
Passeras någon av gränserna beskattas förmånen för hela den tid bilen varit disponibel. Beskattningen begränsas inte till de resor som passerade gränsen. Mer om detta på sidan om 100-milsgränsen.
Skattefri milersättning för inkomstår 2026:
| Fordon | Belopp |
|---|---|
| Egen bil | 25 kr per mil |
| Förmånsbil på bensin, diesel eller etanol | 12 kr per mil |
| Helt eldriven förmånsbil | 9,50 kr per mil |
| Motorcykel och mopedbil | 12,50 kr per mil |
| Moped | 6 kr per mil |
| Cykel | 350 kr per år |
Kör medarbetaren minst 3 000 mil i tjänsten under kalenderåret sätts förmånsvärdet ned till 75 %. Ett förmånsvärde på 60 000 kr blir då 45 000 kr. Regeln finns i 61 kap. 9 § inkomstskattelagen. Läs mer i guiden om nedsatt förmånsvärde vid 3 000 mil.
Gränsen jämkas inte för del av år. En medarbetare som börjar i augusti måste ändå nå 3 000 mil för att få nedsättningen.
Nedsättningen får tillämpas löpande om ni rimligen kan anta att 3 000 mil nås. Nås de inte ska förmånsvärdet räknas om och arbetsgivardeklarationerna rättas.
Betalar företaget drivmedel för privat körning uppstår en separat drivmedelsförmån. Den värderas till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2.
Fjorton avsnitt räcker för de flesta företag. Här är vad varje avsnitt ska lösa.
Signera per medarbetare. En generell text på intranätet räcker sällan som bevis mot en enskild person.
Datera varje exemplar och ange version. Utan datum går det inte att visa vad som gällde ett visst år.
Förvara ett exemplar i personalakten och lämna ett till medarbetaren.
Gå igenom policyn vid introduktion av nyanställda. Notera datum för genomgången.
Se över policyn en gång per år. Skatteverket publicerar nya belopp inför varje inkomstår.
Spara underlagen. Bokföringslagen (1999:1078) kräver att räkenskapsinformation bevaras i sju år. Körjournaler som ligger till grund för milersättning är räkenskapsinformation.
Allt under den här rubriken är mallen. Text inom [fyll i] ersätts med era egna uppgifter. Mallen är ett utgångsläge, inte juridisk rådgivning. Stäm av med er redovisningsbyrå eller jurist innan den beslutas.
Organisationsnummer: [fyll i]
Beslutad av: [fyll i namn och roll]
Beslutsdatum: [fyll i]
Version: [fyll i]
Nästa översyn: [fyll i datum]
1.1 Denna bilpolicy gäller samtliga fordon som ägs, leasas eller hyrs av [företagets namn].
1.2 Policyn gäller [fyll i: samtliga anställda / anställda med tilldelad tjänstebil / anställda som kör i tjänsten].
1.3 Följande fordonstyper omfattas: [fyll i, exempel: personbil, lätt lastbil, poolbil, mopedbil].
1.4 Policyn gäller även vid körning med egen bil i tjänsten, i de delar som avser trafiksäkerhet, körjournal och ersättning.
1.5 Vid konflikt mellan policyn och lag, kollektivavtal eller enskilt anställningsavtal gäller lag och avtal.
1.6 Ansvarig för policyn är [fyll i roll]. Frågor ställs till [fyll i e-postadress].
2.1 Tjänstebil tilldelas medarbetare som [fyll i kriterium, exempel: kör minst 800 mil i tjänsten per år].
2.2 Förmånsbil kan erbjudas som del av anställningsvillkoren efter beslut av [fyll i roll].
2.3 Högsta inköps- eller leasingnivå är [fyll i belopp] kr exklusive moms.
2.4 Högsta tillåtna koldioxidutsläpp är [fyll i] gram per kilometer. Godkända drivlinor är [fyll i].
2.5 Tillval bekostas av medarbetaren till den del de överstiger [fyll i belopp] kr.
2.6 Fordonet är företagets egendom. Medarbetaren har nyttjanderätt så länge villkoren i policyn följs.
2.7 Byte av fordon sker efter [fyll i antal] år eller [fyll i antal] mil, det som inträffar först.
3.1 Fordonet får användas för resor i tjänsten inom [fyll i geografiskt område].
3.2 Följande personer får framföra fordonet: [fyll i, exempel: endast medarbetaren / medarbetaren och sammanboende med giltigt körkort].
3.3 Föraren ska ha giltigt körkort för fordonsklassen. Återkallat körkort anmäls omedelbart till [fyll i roll].
3.4 Fordonet får inte användas för tävling, övningskörning, uthyrning eller transport mot betalning.
3.5 Bogsering och lastning över registrerad maxvikt är inte tillåtet.
3.6 Resa utanför [fyll i område] kräver skriftligt godkännande från [fyll i roll] och kontroll av att försäkringen gäller.
3.7 Rökning i fordonet är inte tillåten. Djur transporteras endast [fyll i villkor].
4.1 Privat körning är [fyll i: tillåten / inte tillåten] med detta fordon.
4.2 Är privat körning inte tillåten gäller gränsen för ringa omfattning. Medarbetaren får då köra privat vid högst 10 tillfällen per kalenderår och högst 100 mil totalt.
4.3 Båda gränserna ska hållas. Överskrids någon av dem uppstår bilförmån för hela den tid fordonet varit disponibelt.
4.4 Resor mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen räknas som privata resor.
4.5 Medarbetaren ansvarar för att räkna och redovisa privata resor löpande i körjournalen.
4.6 Är privat körning tillåten redovisas bilförmån enligt gällande regler. Förmånsvärdet framgår av [fyll i bilaga eller lönespecifikation].
4.7 Nettolöneavdrag för bilförmån uppgår till [fyll i belopp] kr per månad.
4.8 Kör medarbetaren minst 3 000 mil i tjänsten under kalenderåret sätts förmånsvärdet ned till 75 %. Gränsen jämkas inte för del av år.
5.1 Körjournal ska föras för samtliga resor med fordonet, både i tjänsten och privat.
5.2 Körjournalen ska innehålla registreringsnummer samt datum och mätarställning vid resans början och slut. Den ska också innehålla antal kilometer, start- och slutadress och resans syfte.
5.3 För tjänsteresor anges dessutom besökt plats, företag eller kontaktperson.
5.4 Mätarställning noteras vid kalenderårets början och vid kalenderårets slut.
5.5 Körjournalen förs [fyll i: löpande i systemet / senast dagen efter resan].
5.6 Företaget använder [fyll i system för körjournal].
5.7 Medarbetaren granskar och godkänner sina resor senast den [fyll i] varje månad.
5.8 [fyll i roll] granskar körjournalerna [fyll i intervall].
5.9 Körjournaler bevaras i sju år enligt bokföringslagen (1999:1078).
5.10 Utebliven eller ofullständig körjournal kan leda till att förmånsvärde påförs och till åtgärder enligt avsnitt 10.
6.1 Företaget tillhandahåller drivmedelskort för [fyll i: tjänstekörning / all körning].
6.2 Kortet är personligt och får endast användas för det tilldelade fordonet.
6.3 Kvitto och mätarställning registreras vid varje tankning eller laddning.
6.4 Tankning av privat fordon med företagets kort är inte tillåten.
6.5 Betalar företaget drivmedel för privat körning uppstår drivmedelsförmån. Den värderas till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2.
6.6 Laddning i hemmet ersätts med [fyll i belopp] kr per kilowattimme mot underlag från [fyll i laddbox eller mätare].
6.7 Laddning på publik laddstation betalas med [fyll i laddkort eller utlägg mot kvitto].
6.8 Medarbetaren ansvarar för att fordonet har tillräckligt med drivmedel eller laddning inför nästa arbetsdag.
7.1 Fordonet parkeras utanför arbetstid [fyll i plats].
7.2 Får fordonet tas hem parkeras det [fyll i: på egen tomt / i garage / på gata]. Var fordonet står påverkar bedömningen av dispositionsrätten.
7.3 Nycklar, laddkabel och drivmedelskort förvaras [fyll i plats].
7.4 Vid semester och annan längre frånvaro lämnas fordonet [fyll i plats] tillsammans med nycklar.
7.5 Verktyg, datorer och värdesaker lämnas inte synliga i fordonet.
7.6 Parkeringsavgift i tjänsten ersätts mot kvitto. Parkering vid bostaden ersätts [fyll i: ja / nej].
8.1 Fordonet är försäkrat hos [fyll i bolag] med [fyll i: helförsäkring / halvförsäkring / trafikförsäkring].
8.2 Självrisken uppgår till [fyll i belopp] kr vid vagnskada och [fyll i belopp] kr vid stöld.
8.3 Skada anmäls till [fyll i roll] samma dag som den inträffar.
8.4 Vid trafikolycka upprättas skadeanmälan på plats. Vid personskada eller viltolycka tillkallas polis.
8.5 Medarbetaren betalar självrisken helt eller delvis vid [fyll i, exempel: grov vårdslöshet, rattfylleri, körning utan giltigt körkort].
8.6 Högsta belopp som medarbetaren betalar per skadetillfälle är [fyll i belopp] kr.
8.7 Skador som upptäcks vid återlämning och inte har anmälts hanteras enligt punkt 8.5.
9.1 Trafikregler och hastighetsbegränsningar gäller alltid, även vid tidspress.
9.2 Samtliga i fordonet ska använda bilbälte.
9.3 Nolltolerans gäller för alkohol och droger. Gränsen för rattfylleri i Sverige är 0,2 promille i blodet.
9.4 Föraren får inte hålla mobiltelefon i handen under färd. Handsfree är [fyll i: tillåtet / inte tillåtet].
9.5 Meddelanden läses och skrivs inte under färd.
9.6 Föraren tar paus vid trötthet. Företaget kräver aldrig att en resa genomförs vid uttalad trötthet eller olämpligt väglag.
9.7 Läkemedel som kan påverka körförmågan stäms av med läkare före körning.
9.8 Företaget kan kräva alkolås i [fyll i fordonstyper].
10.1 Fortkörningsböter, parkeringsanmärkningar och kontrollavgifter betalas av föraren.
10.2 Betalar företaget en bot som riktas mot föraren personligen uppstår en skattepliktig förmån.
10.3 Trängselskatt och infrastrukturavgift vid tjänsteresa betalas av företaget. Vid privat resa gäller [fyll i].
10.4 Upprepade överträdelser kan leda till att fordonet dras in.
10.5 Rattfylleri, drograttfylleri eller körning utan giltigt körkort leder till omedelbart indragen nyttjanderätt och arbetsrättslig prövning.
10.6 Utebliven körjournal hanteras som en överträdelse av denna policy.
11.1 Service utförs enligt tillverkarens intervall hos [fyll i verkstad].
11.2 Medarbetaren bokar service och meddelar [fyll i roll] i förväg.
11.3 Vinterdäck används mellan 1 december och 31 mars när vinterväglag råder.
11.4 Företaget bekostar [fyll i: två uppsättningar däck / ett däckset per fordon]. Däckhotell betalas av [fyll i].
11.5 Medarbetaren kontrollerar däcktryck, oljenivå och belysning [fyll i intervall].
11.6 Kontrollbesiktning bokas av [fyll i roll] inom föreskriven period.
11.7 Fordonet hålls rent invändigt och utvändigt. Rekond bekostas av [fyll i].
12.1 Vid sjukfrånvaro kortare än [fyll i antal] dagar behåller medarbetaren fordonet.
12.2 Vid frånvaro längre än [fyll i antal] dagar återlämnas fordonet till [fyll i plats].
12.3 Vid föräldraledighet gäller [fyll i: fordonet behålls mot nettolöneavdrag / fordonet återlämnas].
12.4 Bilförmån redovisas för den tid fordonet varit disponibelt, även under frånvaro.
12.5 Vid uppsägning återlämnas fordonet senast [fyll i tidpunkt, exempel: sista anställningsdagen].
12.6 Vid återlämning lämnas nycklar, laddkabel, drivmedelskort, servicebok och samtliga tillbehör.
12.7 Fordonet besiktigas vid återlämning. Protokoll upprättas och undertecknas av båda parter.
12.8 Körjournalen ska vara komplett fram till och med återlämningsdagen.
13.1 [fyll i roll] följer upp efterlevnaden [fyll i intervall].
13.2 Policyn ses över minst en gång per år och vid ändrade skatteregler.
13.3 Ändringar meddelas skriftligt minst [fyll i antal] dagar innan de träder i kraft.
13.4 Personuppgifter i körjournalen behandlas enligt företagets dataskyddsinformation. Personuppgiftsbiträdesavtal finns med [fyll i leverantör].
13.5 Denna version ersätter tidigare bilpolicy daterad [fyll i].
Medarbetaren bekräftar att policyn har lästs, förståtts och accepterats.
Ort och datum: [fyll i]
Namn: [fyll i]
Personnummer: [fyll i]
Underskrift: ..............................................
Företag: [fyll i]
Namn och roll: [fyll i]
Underskrift: ..............................................
Registreringsnummer: [fyll i]
Modell och årsmodell: [fyll i]
Mätarställning vid tilldelning: [fyll i]
Datum för tilldelning: [fyll i]
Dokumentet upprättas i två exemplar. Ett exemplar förvaras i personalakten.
Slut på mall.
Nej. Bilförmån bedöms utifrån dispositionsrätten, alltså möjligheten att använda bilen privat. Det framgår av RÅ 2001 ref. 22 och RÅ 2010 ref. 30. Policyn behöver kombineras med en körjournal som visar hur bilen faktiskt använts.
Ja, om policyn ska kunna åberopas mot en enskild person. En odaterad text på intranätet är svår att luta sig mot. Signera per person och per fordon, och datera varje exemplar.
Minst en gång per år. Skatteverket publicerar nya belopp inför varje inkomstår. Uppdatera också vid nya fordonstyper, ny leverantör av körjournal eller ändrade avtal.
Bilförmån uppstår för hela den tid fordonet varit disponibelt under året. Gränsen går vid högst 10 tillfällen och högst 100 mil per kalenderår. Båda gränserna ska hållas.
Sju år. Bokföringslagen (1999:1078) kräver att räkenskapsinformation bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Körjournal som ligger till grund för milersättning är räkenskapsinformation.
En bilpolicy blir bevisbar först när körningen registreras. Vi levererar digital körjournal med hårdvaran inkluderad i priset. Solo kostar 79 kr per fordon och månad. Fleet kostar 99 kr. Pro kostar 139 kr. Priserna gäller vid årsbetalning och är exklusive moms. Ingen startavgift. 30 dagar utan kostnad. Bindningstid 12 månader. Volymrabatt från 50 fordon. Data lagras inom EU.