Cartracker Go – körjournal i appen

Föraren sätter sig i bilen och kör. Ingen knapp trycks ned, ingen app öppnas och ingen resa startas manuellt. Enheten i bilen märker att motorn går och börjar registrera. Den noterar när resan började, var den började, hur långt bilen körde och var den stannade. Samma sak händer på nästa resa, och på resan efter den.

På kvällen, eller nästa morgon, eller på fredagen, öppnar föraren appen. Där ligger dagens resor i tur och ordning med tid, adress och sträcka. Det som saknas är det enda en enhet inte kan veta: om resan var i tjänsten eller privat, och vad ärendet gällde. Det är det föraren gör i appen.

Poängen med att arbeta i den ordningen är att inget kan glömmas bort. Resan finns redan. Den som inte hinner märka den på tisdagen kan göra det på torsdagen, utan att något har försvunnit under tiden. Den som skriver körjournal för hand har omvänt problem: det som inte skrevs ned när det hände går inte att få tillbaka.

En körjournal finns i grunden till för att skilja två sorters resor åt. Den ena är körning i tjänsten. Den andra är privat körning. Allt annat i journalen – datum, adresser, mätarställning, sträcka – är uppgifter som beskriver resan. Men det är indelningen i tjänst och privat som avgör vad resan betyder skattemässigt.

I appen görs det med ett svep per resa. Föraren ser resan, väljer typ och går vidare. Ligger flera likadana resor på rad går de att hantera i följd. Syftet fylls ofta i av ett förslag, eftersom appen känner igen adresser som besökts förut. Är förslaget rätt bekräftar föraren det.

Resetypen går att ändra ända fram till att perioden attesteras. Den som märkt fel på måndagen rättar det på onsdagen. Efter attest är journalen låst, och det loggas vem som godkände vad och när. Det är den ordningen som gör underlaget möjligt att stå för i efterhand. Vilka uppgifter journalen ska innehålla står på sidan om elektronisk körjournal enligt Skatteverkets krav

Föraren ser sina egna resor. Alla resor, alla sträckor och alla mätarställningar för de bilar föraren kört – men inte kollegornas körjournaler. Appen är förarens egen vy, och den är också förarens eget underlag om någon frågar i efterhand.

Chefen eller administratören arbetar i webbportalen och ser flottan. Där ligger sammanställningar per fordon och per period, resor som saknar syfte och underlag inför lön och bokföring. Privata resor syns som privata resor med sin sträcka, men utan position. Det gäller oavsett vem som tittar.

Uppdelningen är hela skälet till att en körjournal går att införa utan att den blir ett övervakningsverktyg. Föraren behåller sitt privatliv, företaget får sitt underlag. Vad systemet i övrigt kan visa står på sidan om Cartrackers funktioner

En körjournal som bara bygger på en telefon har tre problem, och de är värda att säga rakt ut.

Det första är mätarställningen. Den finns i bilen, inte i telefonen. En app som enbart läser telefonens position kan uppskatta sträckan, men den kan inte hämta fordonets egen mätarställning. Just den uppgiften är en av dem som ska stå i journalen.

Det andra är start och stopp. Bilen vet när motorn startar och när den stängs av. Telefonen får gissa utifrån rörelse, och gissar ibland fel: en resa delas i två, eller så börjar registreringen först en bit in på vägen.

Det tredje är resorna som aldrig fångas. Telefonen ligger i fickan, i en annan jacka, i en bil som en kollega lånat, eller är urladdad efter en lång dag. Varje sådan resa blir en lucka i journalen, och luckor är svåra att förklara flera år senare.

Därför är Cartracker byggt tvärtom: enheten i bilen är den som registrerar, och appen är den som kompletterar. Vilka enheter som finns och vilken som passar vilket fordon står på sidan om hårdvaran i bilen . Avvägningen mellan app och hårdvara gås igenom i guiden app eller hårdvara för körjournal