Körjournal för enskild firma
Ni har en bil. Den kör till ett uppdrag på tisdagen och till stugan på lördagen. Skatteverket vill kunna se skillnaden mellan de två resorna. I en enskild firma finns ingen ekonomiavdelning som ordnar det. Enheten sitter i bilen och registrerar resorna medan ni jobbar.
Kravet slår hårdare i en enskild firma
I ett aktiebolag med tjänstebilar finns en gräns som är dragen redan från början. Bilen tillhör bolaget, föraren är anställd och frågan är hur mycket av körningen som varit privat. I en enskild firma finns ingen sådan gräns. Firman och personen är samma skattesubjekt, och det är ofta samma bil som kör till uppdraget på tisdagen och till stugan på lördagen.
Det gör fördelningen mellan tjänst och privat till något ni själva måste kunna visa. Det finns ingen lönehantering som räknar åt er, ingen attestkedja och ingen chef som skriver under. Ställs frågan är det ägaren själv som får förklara varför 780 mil var i verksamheten och resten inte var det.
Frågan kommer dessutom sällan samma år. Den kommer när en tisdag i mars för två år sedan har slutat existera i minnet. Ett underlag som skapades medan resan pågick är därför värt betydligt mer än ett som konstrueras i efterhand, oavsett hur ärligt det senare görs.
Bilen i firman eller privat bil i verksamheten
Det finns två vanliga sätt att ha bil i en enskild firma, och de vänder på vad som ska dokumenteras.
Det ena är att bilen är privat och används i verksamheten. Bilen står på er som person, ni betalar den med privata pengar och firman har inget med den att göra i bokföringen. Det ni gör då är att ta upp den körning som skett i verksamheten och dra av för den. Här är det tjänsteresorna som ska kunna visas – de privata resorna är bara resten.
Det andra är att bilen är en tillgång i näringsverksamheten. Då ligger bilens kostnader i firman, och det blir i stället privatkörningen som ska redovisas. Kör ni bilen privat i mer än ringa omfattning uppstår bilförmån. Gränsen går vid 10 tillfällen och 100 mil per år, och båda villkoren måste vara uppfyllda för att körningen ska räknas som ringa.
Praktiskt betyder skillnaden mest i vilken riktning ni riskerar att slarva. I det första fallet förlorar ni avdrag när resor faller bort. I det andra kan ni passera en gräns utan att märka det förrän långt senare. Med automatiskt registrerade resor ser ni var ni ligger redan i juni, i stället för att räkna efter i februari året därpå.
Vad det kostar
129 kr per fordon och månad blir 1 548 kr på ett år. Det är ett exempel vid 24 månaders avtal, priset beror på avtalstid och antal fordon. I det priset ligger enheten, och den faktureras aldrig separat. Installationen kostar inget, eftersom pluggen sätts i uttaget under ratten på under en minut.
1 548 kr motsvarar 62 mil räknat på 25 kr per mil. Kostnaden är en kostnad i verksamheten. De första 30 dagarna är fria och kräver inget kort.
Frågan om vad som är rimligt att betala när man är ensam i firman går att ställa tvärtom: hur många mil behöver journalen rädda för att betala sig. Faller ett par resor i månaden bort ur ett handskrivet block är den saken avgjord redan där. Den som kör mycket lite i tjänsten har å andra sidan mindre att hämta, och då är ett block fullt tillräckligt. Vad paketen innehåller och hur avtalstiden påverkar står på sidan om priser
Avdraget i deklarationen
Kör ni er privata bil i verksamheten får ni dra av 25 kr per mil. 100 mil ger 2 500 kr i avdrag. 400 mil ger 10 000 kr. Beloppet är Skatteverkets schablon och är oförändrat 2026 jämfört med året innan. Samtliga belopp och hur de skiljer sig åt mellan egen bil och förmånsbil står på sidan om milersättning 2026
Avdraget bygger på att resorna går att visa. Ett block i handskfacket med tre tomma veckor i juli är svårt att försvara. Enheten registrerar mätarställning, adresser och sträcka automatiskt. Ni fyller i syftet, vilket tar några sekunder per resa.
Utan underlag är det inte ert ord som avgör. Saknas journalen kan avdraget sättas ned eller strykas, och i den andra riktningen kan förmån påföras för att privatkörningen inte gått att avgränsa. Vad som faktiskt kan hända står i guiden om konsekvenserna av att sakna körjournal
En firma som kör 780 mil i verksamheten
Siffrorna nedan är ett räkneexempel med antagna tal, inte ett utfall hos en kund. En firma som kör 780 mil i verksamheten under ett år får med 25 kr per mil ett avdragsunderlag på 19 500 kr.
Antag att journalen förs för hand och att det fungerar de flesta veckor, men inte alla. Två resor i månaden på i snitt fem mil hinner aldrig skrivas ned. Det är 120 mil på ett år, alltså 3 000 kr i avdrag som aldrig tas upp. Ett fordon på Standard kostar 1 548 kr per år vid 129 kr per månad, vilket är exempelpriset vid 24 månaders avtal.
Räknat så handlar valet inte främst om vad en körjournal kostar, utan om hur många mil som brukar falla bort. Till det kommer den del som inte går att räkna i kronor: att de 780 milen går att visa upp med datum, adresser och mätarställning om frågan kommer två år senare.
Ingen att lämna över administrationen till
I ett större bolag finns någon som jagar underlag. Här finns ni, på kvällen, efter dagens sista kund.
Resorna ligger färdiga i appen. Klassningen tar några sekunder per resa. Att rekonstruera ett helt kvartal i efterhand tar en kväll, och blir ändå en uppskattning. Summeringen per månad går att ta med till redovisningskonsulten som den är.
Privatläge finns även här. Kör ni privat är det ingen annans sak var bilen stod. Positionen döljs, men antalet mil registreras, vilket är det som behövs för gränserna.
Vad som händer om Skatteverket frågar
Någon lag som tvingar fram en körjournal finns inte. Kravet är att ni kan visa hur bilen har använts.
Frågan kommer sällan samma år. Den kommer när minnet av en tisdag i mars är borta. Journalen ligger kvar med datum, adresser och sträcka. Uppgifterna lagras på servrar inom EU.
Skälen till att föra journal från dag ett finns samlade i guiden om varför körjournal behövs
Sammanfattning av räkneexemplet ovan. Talen är antaganden, inte ett utfall hos en kund.
Frågor om enskild firma
Är körjournal ett krav för enskild firma?
Vad kostar det för en enda bil?
Ser någon annan var bilen kör på fritiden?
Går kostnaden för tjänsten att dra av?
En bil, 129 kr i månaden som exempel
Enheten ingår och installationen tar under en minut. De första 30 dagarna är fria och kräver inget kort.