Trängselskatt på förmånsbil

Förmånsvärdet för en bil är en schablon. Det räknas fram på bilens nybilspris och utrustning och på den tid bilen varit tillgänglig för den anställde, inte på hur mycket eller var den körts. I schablonen ingår de löpande kostnader som normalt följer med att ha bilen: värdeminskning, skatt, försäkring, service och reparationer.

Trängselskatt hör inte dit. Den är inte en kostnad för att ha bilen utan en kostnad för att köra den på vissa platser vid vissa tider. Två anställda med exakt samma förmånsbil kan under ett år ha noll passager respektive flera hundra. Sedan 2018 ingår därför trängselskatt och infrastrukturavgift för broar inte i det schablonmässiga bilförmånsvärdet, utan beskattas separat utöver förmånsvärdet.

Konsekvensen är praktisk. En förmånsbil ger inte längre ett enda belopp per månad att hantera i lönekörningen, utan två: schablonvärdet, som är känt i förväg, och trängselskatten, som varierar från månad till månad och måste räknas fram ur faktiska passager.

Hur schablonvärdet i sig räknas fram och vad som mer påverkar det gås igenom i guiden om körjournal för förmånsbil

Trängselskatten beslutas och faktureras i efterhand. Transportstyrelsen samlar månadens passager, fattar ett beslut och skickar det till fordonets ägare, som betalar. Regelverket tar hänsyn till den fördröjningen: förmånen är skattepliktig först den andra månaden efter den månad då den privata passagen skedde.

Privata passager i januari redovisas alltså i arbetsgivardeklarationen för mars, som lämnas i april. Det är inte en fråga om när fakturan råkar betalas, utan en fast regel. Räknat månad för månad ser det ut så här.

Två saker följer av tabellen. Den första är att januaris passager inte hör hemma i januari lön, hur naturligt det än känns att lägga dem där. Den andra är att årsskiftet blir en skarv: passager i november och december hamnar i arbetsgivardeklarationer som avser januari och februari året efter.

Arbetsgivaren redovisar värdet i ruta 012 i arbetsgivardeklarationen varje månad. Det sker alltså löpande, inte en gång per år, och det förutsätter att uppdelningen mellan tjänst och privat är klar i tid varje månad.

I praktiken innebär det att den som sköter lönen behöver ett underlag som går att gå tillbaka i. När mars lön ska köras är januaris resor två månader gamla, och det är då frågan ställs: var det här en tjänsteresa eller inte?

Transportstyrelsens beslut kommer oavsett vad ni gör. Det som kan saknas är den andra halvan: beviset för vilka av passagerna som gjordes i tjänsten.

Saknas den uppdelningen finns inget som talar för att någon passage var en tjänsteresa. Då riskerar samtliga passager att behandlas som privata, och hela beloppet att beskattas som förmån. Det slår mot båda parter: den anställde beskattas för mer än vad som faktiskt kördes privat, och arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgifter på samma uppblåsta belopp.

Bevisbördan ligger hos den som gör gällande att en resa var en tjänsteresa. Det räcker inte att i efterhand säga att ungefär hälften av passagerna var arbete. Det ska gå att peka på resan: datum, tid, vart den gick och varför.

Vad det kostar att stå utan underlag när frågan ställs beskrivs i guiden om konsekvenserna av ingen körjournal

Samma underlagskrav återkommer i all reseredovisning. Vad ett godtagbart underlag ska innehålla, resa för resa, står på sidan om milersättning och underlag

För ett företag utanför de här orterna kan frågan verka avlägsen, men den dyker upp så fort någon kör in till Stockholm eller Göteborg på ett uppdrag, eller passerar Sundsvallsbron på väg norrut. Det är då skillnaden mellan en tjänsteresa och en privat resa blir en post i lönekörningen.