Körjournal aktiebolag – regler för ägarens bil

Innehåll

Bil i eget aktiebolag – samma regler som anställda

Många som driver ett fåmansaktiebolag tror att det är enklare eller mer flexibelt att hantera bolagets bil när man själv är både ägare och den som kör. Skattemässigt görs ingen sådan skillnad. En delägare som har dispositionsrätt till bolagets bil, det vill säga rätten att använda bilen, behandlas på samma sätt som en anställd med förmånsbil. Har bilen ett nybilspris och en fordonsskatt beräknas förmånsvärdet enligt samma formel som för alla andra förmånsbilar, och det värdet ska tas upp som inkomst.

Det gäller oavsett om delägaren tar ut lön, utdelning eller en kombination. Bolagets bil är inte ett sätt att kringgå löneskatt genom att kalla körningen för tjänsteresor utan dokumentation. Samma krav gäller även den som kör en enskild firma, men reglerna för enskild näringsverksamhet skiljer sig i detaljerna från aktiebolagets förmånsbeskattning och behandlas inte närmare här.

En vanlig missuppfattning är att det räcker att bolaget äger bilen och att den i praktiken används i verksamheten, för att förmånsbeskattning ska kunna undvikas. Det är inte avgörande vad bilen används till i teorin, utan om delägaren haft möjlighet att disponera den privat. Så länge den möjligheten finns, och inget annat visas, gäller förmånsbeskattning enligt samma formel som för vilken förmånsbil som helst i ett bolag med många anställda.

Dispositionsrätt och presumtion

Utgångspunkten i praxis, bland annat RÅ 2001 ref. 22 och RÅ 2010:30, är att har den anställda eller delägaren haft dispositionsrätt till bilen presumeras att den också använts privat. Bevisbördan ligger alltså inte på Skatteverket att visa att bilen körts privat, utan på delägaren att göra sannolikt att den privata användningen varit ringa eller obefintlig.

I ett eget aktiebolag är den presumtionen extra kännbar, eftersom det sällan finns någon annan person som kan vittna om hur bilen faktiskt använts. Det gör dokumentationen ännu viktigare än i ett bolag med flera anställda, där arbetsgivaren har ett naturligt intresse av att hålla koll på vem som kör vilken bil och när.

Att göra privat användning sannolikt innebär i praktiken att kunna redovisa varje tjänsteresa, så att det som blir kvar, det vill säga skillnaden mellan bilens totala körsträcka och de dokumenterade tjänsteresorna, ryms inom gränsen för ringa privat användning eller kan förklaras på annat sätt. Ett påstående utan underlag, till exempel att bilen mest står stilla eller att den bara används till kundbesök, väger normalt lätt mot presumtionen om dispositionsrätten är obestridd. Det är en av anledningarna till att Skatteverket lyfter fram just körjournalen, snarare än allmänna beskrivningar av hur bilen används, som det sätt som enklast gör den privata användningen sannolik.

Det gäller även om delägaren är övertygad om att den privata körningen varit liten. Utan sammanhållen dokumentation är det svårt att i efterhand skilja minnesbilder från faktiska resor, och en granskning sker normalt långt efter det år körningen faktiskt ägde rum.

Vad ska körjournalen innehålla?

Skatteverket skriver att förmånen upphör att gälla bara om bilen varit avställd en hel kalendermånad eller om delägaren kan visa att bilen inte använts privat, och att det ”enklast” görs genom en noggrant ifylld körjournal. Det är alltså inte ett formellt lagkrav att föra körjournal, men i praktiken det verktyg Skatteverket själva pekar ut för att styrka att en bil inte använts privat.

Skatteverkets rekommenderade innehåll i en körjournal är: mätarställning vid årets början och slut, registreringsnummer, år, datum och mätarställning vid varje resas start och slut, antal körda kilometer, start- och slutadress, ärende eller syfte med resan, besökt plats, företag eller kontaktperson, samt anteckningar om vem som kört och eventuell tankning.

Syftet med att ange mätarställning både vid varje enskild resa och vid årets början och slut är att kunna stämma av att summan av alla resor, tjänst och privat tillsammans, motsvarar bilens totala körsträcka under året. Saknas den avstämningen går det inte att kontrollera om journalen är komplett, vilket i sig kan göra att Skatteverket inte accepterar den som tillräckligt underlag för att bryta presumtionen om privat körning.

Avställd bil och ringa privat användning

Det finns i huvudsak två sätt att undvika bilförmån helt för bolagets bil. Det första är att bilen är avställd en hel kalendermånad, det vill säga inte får framföras alls under den perioden. Det andra är att visa att den privata användningen är ringa, se 100-milsgränsen: högst 10 tillfällen och högst 100 mil privat körning per kalenderår, där båda villkoren måste vara uppfyllda samtidigt och gränsen gäller per person.

Resor mellan bostad och tjänsteställe räknas som privat körning, inte som tjänsteresor, vilket ofta glöms bort i ett eget aktiebolag där arbetsplatsen kan vara flytande. Utan en körjournal som separerar tjänsteresor från privata resor, inklusive resor till och från arbetet, blir det svårt att räkna fram om gränsen för ringa privat användning verkligen håller.

I ett eget aktiebolag är gränsen på 10 tillfällen och 100 mil ofta snävare i praktiken än den låter, eftersom en ägare som bor och arbetar i närheten av bolagets lokaler lätt hamnar över gränsen redan genom vardagliga ärenden med bilen, till exempel enstaka inköp eller resor som inte är kopplade till verksamheten. Utan löpande dokumentation är det svårt att i efterhand avgöra om gränsen faktiskt hållits under året.

Risk vid granskning: skattetillägg

Om Skatteverket vid en granskning bedömer att bilförmånen inte redovisats korrekt kan bolaget efterbeskattas, som huvudregel inom sex år från utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut. Utöver den skatt och de avgifter som skulle ha betalats tillkommer skattetillägg: 40 procent av den undanhållna inkomstskatten, och 20 procent av annan skatt, till exempel arbetsgivaravgifter, skatteavdrag eller moms. Vid fel period är tilläggen lägre, 10 respektive 2–5 procent.

Räkneexempel, förenklat och opersonligt. Anta att ett aktiebolag inte redovisat ett förmånsvärde om 80 000 kr för ett år, och att Skatteverket vid en granskning bedömer att det är en oriktig uppgift. Arbetsgivaravgiften på det beloppet är 31,42 procent, det vill säga 25 136 kr. Skattetillägget på den avgiften är 20 procent, det vill säga 5 027 kr. Utöver den arbetsgivaravgift som redan skulle ha betalats tillkommer alltså ytterligare cirka 5 027 kr i skattetillägg, plus motsvarande tillägg på den inkomstskatt delägaren undgått genom att förmånen inte funnits med i den egna deklarationen.

Räkenskapsinformation, inklusive underlag som körjournaler kopplade till bokföringen, ska enligt bokföringslagen 7 kap. 2 § sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det är alltså inte tillräckligt att spara underlaget något enstaka år.

Risken vid en granskning är dubbel i ett eget aktiebolag. Bolaget kan få betala arbetsgivaravgift i efterhand med skattetillägg, samtidigt som delägaren personligen kan få sin egen inkomstdeklaration ändrad med ett eget skattetillägg på den inkomstskatt som förmånsvärdet borde ha gett upphov till. Det är alltså inte bara en fråga för bolagets redovisning, utan även för delägarens privata skatt, vilket gör att en bristfällig körjournal kan få konsekvenser på två håll samtidigt.

Alternativ: egen bil och milersättning

Ett alternativ till att låta bolaget äga bilen är att delägaren äger bilen privat och bolaget istället betalar skattefri milersättning, 25 kr per mil 2026, för de tjänstemil som körs. Fördelen är att bolaget slipper hantera förmånsvärde och arbetsgivaravgift på det värdet. Nackdelen är att delägaren själv står för alla kostnader för bilen, och att även milersättningen kräver körjournal som underlag för att ersättningen ska hålla vid en granskning.

Vilket alternativ som är mest fördelaktigt beror på hur mycket bilen körs i tjänsten och hur mycket den i övrigt används privat. Det är samma avvägning som gäller för anställda i vilket bolag som helst.

Ett mellanting är att bolaget äger bilen men att delägaren betalar en marknadsmässig ersättning för den privata användningen, vilket kan minska det förmånsvärde som ska beskattas. Oavsett vilken lösning som väljs krävs det ett underlag som visar hur bilen faktiskt använts, annars återgår bedömningen till presumtionen om full privat dispositionsrätt.

Praktisk rutin för körjournalen

En fungerande rutin i det egna aktiebolaget bygger på att varje resa registreras löpande, inte i efterhand vid deklarationstillfället. Notera mätarställning vid start och slut, syfte med resan och om resan var tjänst eller privat, direkt i samband med att den körs. Stäm sedan av mätarställningen mot bilens totala körsträcka vid årets början och slut, så att summan av alla enskilda resor går ihop med den faktiska körsträckan.

Manuella körjournaler i pappersform eller kalkylark är i praktiken svåra att hålla fullständiga över tid, särskilt när ägaren själv har fullt upp med den övriga verksamheten. En elektronisk körjournal registrerar mätarställning, sträcka och tid automatiskt via en enhet i bilen, och kräver bara att föraren markerar om resan var tjänst eller privat.

En annan del av rutinen är att bestämma hur ofta journalen ska stämmas av och attesteras, till exempel varje månad, så att fel eller luckor upptäcks medan de fortfarande är enkla att korrigera. Att vänta till deklarationstillfället med att gå igenom ett helt års körning ökar risken för att detaljer glömts bort och att journalen i efterhand ser konstruerad ut snarare än löpande förd, vilket kan påverka hur den bedöms vid en eventuell granskning.

Vanliga frågor

Gäller samma regler för bilförmån om jag äger mitt aktiebolag själv?

Ja. Som delägare i ett fåmansaktiebolag med dispositionsrätt till bolagets bil gäller samma förmånsregler som för en anställd. Förmånen upphör bara om bilen varit avställd en hel kalendermånad eller om delägaren kan visa att bilen inte använts privat.

Räcker det att säga att jag inte kört bilen privat?

Nej. Har delägaren haft dispositionsrätt till bilen presumeras privat körning enligt praxis från Regeringsrätten och Högsta förvaltningsdomstolen. Det är delägaren som måste göra sannolikt att bilen använts privat bara i ringa omfattning, och det görs enklast genom en noggrant ifylld körjournal.

Vad räknas som ringa privat användning av bolagets bil?

Ringa privat användning innebär högst 10 tillfällen och högst 100 mil privat körning per kalenderår. Båda villkoren måste vara uppfyllda samtidigt, och gränsen gäller per person.

Vad händer om Skatteverket upptäcker att körjournalen saknas eller är bristfällig?

Om bolaget inte redovisat bilförmånen korrekt kan Skatteverket efterbeskatta, normalt inom sex år från beskattningsårets utgång, och ta ut skattetillägg. Skattetillägget är 40 procent av den undanhållna inkomstskatten och 20 procent av annan skatt, till exempel arbetsgivaravgifter.

Kan jag som ägare ta ut milersättning istället för att bolaget äger bilen?

Ja. Ett alternativ är att delägaren äger bilen privat och bolaget betalar skattefri milersättning, 25 kr per mil 2026, för de tjänstemil som körs. Då slipper bolaget hantera ett förmånsvärde, men det krävs fortfarande körjournal som underlag för ersättningen.

Automatisk körjournal i aktiebolaget

Cartrackers utrustning, OBD eller fast monterad i bilen, registrerar varje resa automatiskt och föraren markerar privat eller tjänst direkt i appen. Ett privatläge döljer positionen på privata resor, och varje månad attesteras körjournalen innan den exporteras till bokföring och lön. Det ger delägaren i det egna aktiebolaget ett löpande underlag att visa upp om Skatteverket begär det, istället för att försöka rekonstruera ett års körning i efterhand. Det gör att den återkommande avstämningen mellan mätarställning, körda mil och registrerat syfte blir en del av bolagets löpande administration, snarare än en engångsinsats som görs under tidspress när deklarationen ska lämnas eller en förfrågan från Skatteverket ska besvaras.

Körjournal aktiebolag: regler för bil i eget bolag