Körjournal exempel för olika yrken

Det som skiljer ett bra exempel från ett dåligt handlar sällan om mängden text. Det handlar om att raden går att förstå utan att föraren behöver minnas dagen i fråga. Nedan följer exempel från fyra olika yrken, som visar hur samma grundstruktur, mätarställning, sträcka och ärende, kan anpassas till olika typer av arbetsdagar.

Exempel: hantverkare

En hantverkare kör ofta flera korta sträckor per dag mellan förråd, arbetsplatser och leverantörer. Raderna blir tydligast när jobbet, adressen och vilken typ av arbete som utfördes anges tillsammans.

Eftersom tjänsteställe för många hantverkare kan vara bostaden när arbetet pågår begränsad tid på varje plats, kan resan direkt från bostaden till första kund räknas som en tjänsteresa i stället för en privat resa till arbetet. Det är ändå ärendet, inte bara adressen, som gör raden användbar vid en granskning. Mer om vad som gäller specifikt för servicebilar finns hos körjournal för hantverkare.

En vanlig arbetsdag kan innehålla fem eller sex stopp: förråd, byggvaruhus, två eller tre kundadresser och kanske ett besök hos en underentreprenör. Varje sådant stopp bör bli en egen rad, även om sträckan är kort, eftersom det är helheten av alla korta resor som ska summera till dagens totala körsträcka. Slås flera stopp ihop till en rad blir det svårare att i efterhand se vilket jobb som faktiskt orsakade vilken kostnad eller vilken tidsåtgång.

Exempel: säljare

För en säljare är det ofta mötet och företaget som är den viktigaste uppgiften att precisera, eftersom sträckorna kan vara långa och gå mellan flera städer under samma dag.

En säljare som täcker ett stort geografiskt område bör också vara tydlig med att skilja på resor till nya prospekt och resor till befintliga kunder, eftersom det kan vara relevant för den interna uppföljningen även om det inte påverkar skatteredovisningen. Att ange mötestyp, till exempel ”förstamöte” eller ”avtalstecknande”, gör det lättare att i efterhand koppla resan till en viss affär.

Exempel: hemtjänst

Inom hemtjänst är det vanligt med många korta besök under en och samma arbetspass. Här räcker det ofta att ange typ av besök och område, eftersom enskilda brukares namn eller adress inte ska antecknas av integritetsskäl. Fokus ligger i stället på att totalantalet besök och den körda sträckan går att stämma av mot schemat. Byts bilen mellan flera medarbetare under samma dag är det extra viktigt att varje förarbyte framgår, så att sträckan går att koppla till rätt person även när fordonet delas.

Just avvägningen mellan integritet och spårbarhet gör hemtjänst till ett bra exempel på att ärendetexten inte alltid behöver vara personlig för att vara tillräcklig. Det som krävs är att texten beskriver omfattningen av arbetspasset, till exempel antal besök och vilket område som täcktes, så att den sammanlagda sträckan går att motivera utan att enskilda brukare pekas ut i journalen.

Att gruppera flera besök under samma runda i en rad kan fungera för hemtjänst eftersom stoppen ligger tätt och sträckorna är korta, men det förutsätter att antalet besök och området ändå framgår, så att summan av rundorna går att stämma av mot schemat för dagen. Skulle antalet besök variera mycket mellan dagar är det bättre att skriva en rad per besök, i vart fall om sträckorna mellan dem är längre.

Exempel: konsult

En konsult har ofta färre men längre resor, till exempel till kundens kontor för workshops eller uppföljningar. Raden bör ange uppdragsgivare och vad mötet gällde, inte bara att det var ett ”kundmöte”.

Eftersom konsultuppdrag ofta löper över flera veckor eller månader kan flera resor gälla samma uppdragsgivare men olika delar av uppdraget. Att skilja på ”workshop processkartläggning” och ”uppföljning leverans” i två separata rader gör det möjligt att i efterhand se hur resorna fördelade sig över uppdragets olika faser, inte bara att uppdragsgivaren besöktes två gånger.

Fler steg för hur journalen ska föras löpande, vilka uppgifter varje rad bör innehålla och hur attest fungerar finns i guiden om hur man för körjournal.

Gemensamt för konsultens exempel är att raden bör svara på frågan vad mötet ledde till, inte bara att ett möte ägde rum. ”Uppföljning leverans, delrapport” säger mer om syftet med resan än ”möte hos kund”, och blir därför lättare att förklara om resan skulle ifrågasättas långt efter att den genomfördes. Vill du testa formuleringarna själv går det att utgå från körjournal-mallen i Excel.

Bra och dåligt formulerat ärende

Den vanligaste bristen i en körjournal är inte att rader saknas, utan att ärendet är för vagt formulerat för att gå att förstå månader senare. Det gäller oavsett yrke: en säljare som bara skriver ”möte”, en hantverkare som bara skriver ”jobb” eller en konsult som bara skriver ”kund” lämnar i praktiken lika lite information som varandra, trots att arbetet och resorna kan se helt olika ut.

Skillnaden mellan bra och dåligt formulerade ärenden handlar om tre saker: vad som gjordes, var det gjordes och för vem. Saknas en av delarna blir texten svårare att tolka. ”Service värmepump, Kund AB, Storgatan 1” innehåller alla tre, medan ”kundbesök” inte innehåller någon av dem.

Skillnaden är inte längden på texten utan innehållet: vad som gjordes, var och för vem. En kort men specifik notering väger tyngre än en lång men allmän beskrivning.

Ett enkelt sätt att testa en ärendetext är att läsa den om ett år utan att minnas dagen den skrevs. Går det fortfarande att förstå vilket jobb, vilket möte eller vilken kund resan gällde är formuleringen tillräckligt bra. Kräver texten att man kommer ihåg sammanhanget för att den ska vara begriplig är den för vag, oavsett hur kort eller lång meningen är.

Det gäller även när flera personer på samma arbetsplats skriver i samma journal. En text som är tydlig för den som skrev den kan vara obegriplig för en kollega, en attestant eller en granskare som inte var med på resan. Formuleringar som fungerar internt, som interna förkortningar eller smeknamn på kunder, bör därför undvikas till förmån för fullständiga namn och adresser.

Det är också vanligt att en i övrigt bra ärendetext saknar en av delarna av misstag, till exempel att plats anges men inte vilket jobb som utfördes, eller tvärtom. Går det att lägga till den saknade delen utan att gissa i efterhand är raden fortfarande användbar, men det är enklare att skriva den fullständigt direkt än att behöva rekonstruera detaljer senare.

Privat resa och tankning

Resor mellan bostad och tjänsteställe räknas som privat körning, liksom andra resor utan koppling till arbetet. Att skriva in privata resor i journalen är precis lika viktigt som att skriva in tjänsteresor, eftersom det är summan av båda som ska stämma mot mätarställningen.

Tankning behöver bara noteras på de rader där den faktiskt sker, till exempel som ett tillägg i ärendekolumnen eller i ett separat fält om mallen har ett.

Ett vanligt fel är att privata resor helt utelämnas ur journalen, eftersom föraren ser dem som irrelevanta för arbetet. Problemet är att en journal som bara innehåller tjänsteresor gör det omöjligt att stämma av totalen mot mätarställningen, vilket i sin tur gör hela journalen mindre trovärdig som underlag, även för de tjänsteresor som faktiskt är korrekt noterade.

Mätarställning vid årsskifte

Mätarställningen vid årets första och sista dag används för att stämma av att journalens summa av tjänste- och privatkilometer stämmer med bilens faktiska körsträcka under året.

Räkneexempel: mätarställningen är 18 200 km den 1 januari och 32 750 km den 31 december, en differens på 32 750 − 18 200 = 14 550 km under året. Journalen visar 9 800 km tjänst och 4 750 km privat, vilket summerar till 9 800 + 4 750 = 14 550 km. Summan stämmer exakt mot mätarställningens differens, vilket bekräftar att inga resor saknas i journalen.

Stämmer inte summan, till exempel om den är lägre än differensen, tyder det på att en eller flera resor inte har noterats och behöver läggas till innan perioden attesteras. Är summan i stället högre än differensen har troligen en sträcka dubbelbokförts eller en mätarställning skrivits fel, vilket också bör rättas innan perioden godkänns.

Samma avstämning bör göras löpande under året, inte bara vid årsskiftet. Genom att kontrollera mätarställningen vid slutet av varje månad mot summan av den månadens rader går det att upptäcka avvikelser tidigt, innan flera perioder hunnit samlas på hög. Det gör det också enklare att rätta en enstaka felaktig rad, i stället för att behöva gå igenom ett helt år i efterhand för att hitta var differensen uppstod.

Exempel utan manuellt arbete

Med Cartrackers elektroniska körjournal registreras mätarställning, sträcka och tid automatiskt via en enhet i bilen. Föraren behöver bara lägga till ärende och markera resan som privat eller tjänst i appen, vilket minskar risken för de luckor och avrundningsfel som är vanliga i manuellt förda exempel.

Exemplen ovan går att återskapa oavsett metod, men skillnaden ligger i vad som kräver manuellt arbete. Mätarställning, sträcka och klockslag registreras automatiskt när en enhet i bilen, till exempel via OBD-uttaget, läser av varje resa. Kvar för föraren blir att skriva ärendet, vilket är den uppgift som inte går att läsa av automatiskt eftersom den handlar om varför resan gjordes, inte bara var och hur långt.

För en verksamhet med flera fordon och förare, till exempel inom hantverk eller hemtjänst, gör det att jämförelsen mellan förarna blir mer konsekvent. Alla rader får samma format för mätarställning och sträcka, oavsett vem som kört, och skillnaden mellan förarna syns bara i hur ärendet är formulerat.

Sammantaget visar exemplen ovan att strukturen kan vara densamma oavsett bransch, medan detaljerna i ärendetexten bör anpassas efter hur arbetsdagen faktiskt ser ut. En körjournal som byggs upp på det sättet blir lika användbar för en administratör som ska attestera den som för den som i efterhand behöver förklara en enskild resa.

Vanliga frågor

Läs vidare

Så för du körjournal – steg för stegSteg-för-steg-guide: vem som behöver föra körjournal, vad varje rad ska innehålla och vanliga misstag.Vad säger lagen om körjournal?Det finns ingen paragraf som säger att företag måste föra körjournal. Bevisbördan ligger ändå kvar.7 fördelar med en elektronisk körjournalEn elektronisk körjournal bygger på en enhet i bilen som registrerar resan oavsett vad föraren kommer ihåg.

Tjänster som hör ihop