Så registreras en resa
Enheten sitter i bilen, inte i telefonen. Den vaknar när bilen startar. Den registrerar tidpunkt, position, körsträcka och stopp. Resan ligger i systemet innan bilen är parkerad.
Skatteverket vill se sex uppgifter per resa. Registreringsnummer. Datum och mätarställning vid resans början och slut. Antal kilometer. Start- och slutadress. Resans syfte. Besökt plats eller företag. Systemet fyller i fem av de sex. Föraren lägger till syftet.
Skillnaden mot en app är att enheten inte kan glömmas hemma. Den sitter kvar i bilen när telefonen laddar på köksbänken.
Fördel 1 till 3: underlaget blir komplett utan efterarbete
1. Inga resor faller bort. En manuell journal fylls i på kvällen eller i slutet av månaden. Resor som glöms bort går inte att rekonstruera. En saknad resa syns som en lucka mellan två mätarställningar. Luckan måste förklaras om Skatteverket frågar.
2. Mätarställningen håller ihop. Systemet mäter varje resa och för en löpande mätarställning. Den ställs mot bilens egen mätare vid installationen. Summan av resorna stämmer därför med årets början och slut.
3. Adresserna blir riktiga adresser. Positionen översätts till gatuadress automatiskt. Anteckningen ”kund i Solna” blir en fullständig start- och slutadress. Adressuppgiften saknas ofta helt i handskrivna journaler.
Poolbilar får dessutom rätt förare. Varje resa kopplas till den som körde, inte bara till registreringsnumret. Utan den kopplingen går varken privat körning eller milersättning att fördela när fem personer delar på samma bil.
Fördel 4 och 5: rätt milersättning och kontroll på 100-milsgränsen
4. Milersättningen räknas på verkliga mil. Skatteverkets skattefria belopp för inkomstår 2026 är 25 kr per mil för egen bil. För förmånsbil som drivs med bensin, diesel eller etanol är beloppet 12 kr per mil. För helt eldriven förmånsbil är beloppet 9,50 kr per mil. En medarbetare som kör 500 tjänstemil med egen bil får 12 500 kr i skattefri ersättning. Uppskattade sträckor blir fel åt något håll varje månad.
5. Ni ser gränsen innan den passeras. Bilförmån uppstår inte om bilen används privat vid högst 10 tillfällen per kalenderår och högst 100 mil totalt. Båda villkoren måste hålla. Ett system som räknar privata tillfällen och privata mil löpande visar läget i juni. En pappersjournal visar läget i mars året efter, när deklarationen redan är inne.
Fördel 6 och 7: underlaget finns kvar och kostnaden är känd
6. Journalen finns kvar när den behövs. Underlag för ett avdrag bör sparas i minst tre år räknat från den deklaration där avdraget redovisades. Vi lagrar körjournalen i sju år. Ett anteckningsblock i handskfacket överlever sällan ett fordonsbyte eller en förarväxling.
7. Kostnaden är förutsägbar. Cartracker kostar från 79 kr per fordon och månad. Hårdvaran ingår i priset. Provperioden är 30 dagar utan kostnad. Tio fordon kostar 790 kr per månad, tjugo fordon 1 580 kr per månad. Ingen separat investering i hårdvara behövs vid start. Kostnaden följer antalet fordon och går därför att budgetera när bilparken växer eller krymper.
Vad som skiljer systemen åt
Kontrollera tre saker innan ni väljer. Att resan registreras utan att föraren gör något aktivt. Att alla sex uppgifter går att exportera per resa, inte bara totalsträckan per månad. Att historiken finns kvar även när en anställd slutar eller ett fordon säljs.
Ett system som kräver att föraren startar en app vid varje resa flyttar problemet, det tar inte bort det. Glömda resor är fortfarande glömda resor. En enhet som sitter fast i fordonet registrerar resan oavsett vem som kör.
Kontrollera också hur privata resor hanteras. Föraren ska kunna markera en resa som privat utan att positionsdata för den resan blir synlig för hela organisationen. Annars blir systemet svårt att förankra hos personalen.
Räkna på det innan ni bestämmer er
Sju fördelar blir till slut en siffra. Färre timmar på administration, rätt milersättning och ett underlag som håller vid en granskning. En bilpark på femton fordon kostar 1 185 kr per månad att journalföra digitalt. Se hur registreringen fungerar i praktiken på vår sida om elektronisk körjournal.