Inget lagkrav, men en bevisbörda
Skatteverket beskriver körjournalen som ett bra sätt att visa hur en bil har använts. Formuleringen är avsiktlig. Journalen är ett bevismedel, inte en skyldighet i sig.
Skyldigheten ligger någon annanstans. Den som yrkar ett avdrag eller hävdar att privat körning varit av ringa omfattning ska kunna styrka det. Skatteverket utgår från att en anställd som förfogar över en företagsbil också använder den privat. Den presumtionen måste brytas med underlag.
Utan journal saknas underlag. Då står påståendet ensamt mot presumtionen, och presumtionen vinner. Resultatet blir att hela bilförmånen beskattas, inte en andel av den.
Regeln gäller varje fordon som en anställd kan förfoga över, inte bara de fordon där någon räknar med frågor. Den gäller också enskilda näringsidkare som drar av bilkostnader i verksamheten.
De sex uppgifterna per resa
Skatteverket anger vad en körjournal bör innehålla för varje resa. Sex uppgifter återkommer.
- Bilens registreringsnummer.
- Datum och mätarställning vid resans början och slut.
- Antal kilometer för resan.
- Adress där resan startade och adress där den avslutades.
- Ärendet eller syftet med resan.
- Besökt plats, företag eller kontaktperson.
Utöver detta ska mätarställningen vid årets början och vid årets slut framgå. Den siffran är kontrollpunkten. Summan av alla registrerade resor ska stämma med skillnaden mellan de två mätarställningarna.
Formen är fri. Skatteverket accepterar både papper och elektronisk journal. Kravet gäller innehållet, inte formatet.
En vanlig missuppfattning är att bara tjänsteresor behöver dokumenteras. Så fungerar det inte.
Journalen ska visa hur bilen använts, alltså både tjänsteresor och privat körning. Privata resor kan redovisas mer kortfattat, men de ska finnas med och antalet mil ska framgå. Annars går det inte att visa att den privata körningen legat under 100 mil och under 10 tillfällen.
Resor mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen räknas som privat körning. Det är en vanlig felkälla i manuella journaler.
Hur länge underlaget ska sparas
Underlag för ett avdrag bör sparas i minst tre år räknat från den deklaration där avdraget redovisades. Det ger utrymme för Skatteverket att ompröva beslutet.
Om körjournalen dessutom är underlag för utbetald milersättning blir den räkenskapsinformation. Bokföringslagen kräver då att materialet bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Vi lagrar därför körjournalen i sju år. Det täcker båda kraven utan att någon behöver hålla reda på vilket som gäller för vilket dokument.
Spara journalen samlat och sökbart. Ett underlag som finns någonstans men inte går att ta fram inom svarsfristen fyller ingen funktion när frågan väl kommer.
Vad som gör en journal svag
En journal kan finnas och ändå inte hålla. Fyra brister återkommer.
Efterhandsifyllnad. En journal som skrivs ihop månadsvis eller när frågan redan ställts har lägre bevisvärde än en som förts löpande.
Ofullständiga adresser. ”Kundbesök” eller ”stan” är inte en adress. Uppgiften ska gå att kontrollera mot något.
Mätarställningar som inte går ihop. Om summan av resorna avviker från årets differens uppstår odokumenterade mil som ska förklaras.
Journal endast för vissa fordon. Kravet gäller varje fordon som en anställd kan förfoga över privat, inte bara de fordon där någon förväntar sig frågor.
Positionsdata är personuppgifter
En elektronisk körjournal registrerar var ett fordon har varit. Kopplat till en förare är det personuppgifter enligt dataskyddsförordningen.
Det innebär att ändamålet ska vara bestämt och att de anställda ska informeras. Det innebär också att privata resor bör kunna markeras utan att positionerna för den resan blir tillgängliga i organisationen. Ett system som inte kan skilja på tjänst och privat i visningen blir svårt att förankra hos personalen.
Bygg underlaget medan resorna körs
Lagen ställer inga formkrav på körjournalen. Skatteverket ställer krav på vad den ska visa, och den skattskyldige bär bevisbördan. Ett underlag som skapas automatiskt medan resan pågår uppfyller båda delarna utan att någon behöver komma ihåg något. Se hur de sex uppgifterna registreras i praktiken på vår sida om digital körjournal.