Hur länge ska man spara körjournal?

Hur länge ska man spara körjournal

Kort svar: en körjournal som är underlag för milersättning eller förmånsvärde bör sparas minst lika länge som övrig bokföring, det vill säga till och med det sjunde året efter räkenskapsårets utgång. En elektronisk körjournal gör det enklare att hålla historiken samlad under hela den tiden, men sparkravet är detsamma oavsett om journalen förs digitalt eller för hand.

En körjournal används i två vanliga sammanhang: som underlag för att betala ut skattefri milersättning för resor med egen bil i tjänsten, och som underlag för att beräkna eller sätta ned förmånsvärdet på en tjänstebil. I båda fallen bygger en post i bokföringen, eller en uppgift i en löneberedning, direkt på vad journalen visar. Det är den kopplingen som gör frågan om sparande relevant, inte journalen i sig.

Betalas milersättning ut baserat på en körjournal, är journalen det underlag som visar att ersättningen är korrekt beräknad och därmed skattefri upp till gällande belopp. Sätts ett förmånsvärde ned med stöd av körmönster, till exempel enligt 3 000-milsregeln, är journalen på samma sätt beviset för att villkoren är uppfyllda. Utan journalen finns inget som styrker vare sig ersättningen eller nedsättningen om frågan kommer upp senare.

Samma resonemang gäller körjournal som förs för att visa att en förmånsbil, eller en lätt lastbil, inte använts privat alls under en period. Har den anställde haft dispositionsrätt till bilen presumeras enligt praxis att den använts privat. Det är då journalen som ska göra sannolikt att så inte varit fallet, eller att den privata användningen varit ringa. En journal som sparas för kort tid gör det svårare att i efterhand bemöta en sådan fråga från Skatteverket, även om uppgifterna en gång fanns.

Bokföringslagens sjuårskrav

Bokföringslagen 7 kap. 2 § anger att räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Regeln räknas alltså inte från det datum en enskild verifikation skapades, utan från slutet av hela räkenskapsåret.

Räkneexempel. Ett företag har kalenderår som räkenskapsår. Räkenskapsåret 2026 avslutas 2026-12-31. Sjunde året efter utgången av det kalenderåret är 2033. En körjournal som utgör underlag för verifikationer under räkenskapsåret 2026 ska därför sparas till och med utgången av 2033 – det vill säga i praktiken cirka sju hela kalenderår efter räkenskapsårets slut.

Har verksamheten ett brutet räkenskapsår, till exempel juli–juni, räknas utgångspunkten fortfarande från det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, inte från räkenskapsårets eget slutdatum. Det gör det värt att räkna om för varje enskild verksamhet snarare än att anta att alla år sparas exakt sju kalenderår.

Sjuårsregeln gäller all räkenskapsinformation, inte bara körjournaler. Fakturor, kvitton, avtal och andra underlag som ligger till grund för bokförda poster omfattas av samma tidsfrist. Det gör det naturligt att hantera körjournalen enligt samma rutin som övrig dokumentation i verksamheten, i stället för att ha en separat, kortare gallringstid just för resedata.

När blir körjournalen räkenskapsinformation

Körjournalen är inte alltid räkenskapsinformation i sig. Det som gör den till räkenskapsinformation är att den ligger till grund för en verifikation som bokförs, till exempel en utbetalning av milersättning eller ett underlag för förmånsvärde. En journal som förs enbart för internt bruk, utan koppling till någon bokförd post, omfattas inte automatiskt av bokföringslagens sparkrav på samma sätt.

I praktiken är gränsen sällan tydlig i förväg. En körjournal som förs för en tjänstebil eller för resor med egen bil används nästan alltid, förr eller senare, som underlag för något som bokförs eller redovisas – milersättning, förmånsvärde eller nedsättning av förmånsvärde. Det säkraste är därför att behandla körjournalen som räkenskapsinformation från start och spara den minst lika länge som övrig bokföring, i stället för att i efterhand försöka avgöra om den borde ha sparats eller inte.

Det gäller även när körjournalen förs för en poolbil eller för flera förare på samma fordon. Så snart uppgifterna används för att fördela milersättning mellan förare, eller för att avgöra hur stor del av körningen som varit privat respektive tjänst för förmånsberäkningen, är kopplingen till en bokförd post ett faktum och samma sparkrav bör tillämpas.

Efterbeskattning inom sex år

Utöver bokföringslagens sparkrav finns skatteförfarandelagens regler om efterbeskattning. Skatteverket kan, som huvudregel, besluta om efterbeskattning inom sex år från utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut, enligt SFL 66 kap. 27 §. Det innebär att en fråga om till exempel ett förmånsvärde eller en milersättning kan komma upp flera år efter att resorna faktiskt gjordes.

Sparas körjournalen bara till dess att sexårsfristen för efterbeskattning gått ut, men inte hela vägen till bokföringslagens sjuåriga sparkrav, uppstår en period där bokföringen formellt ska finnas kvar men underlaget för den saknas. Att spara körjournalen minst lika länge som bokföringen, det vill säga till och med sjunde året efter räkenskapsårets utgång, täcker båda tidsfristerna samtidigt.

Vid efterbeskattning tillkommer normalt även skattetillägg: 40 procent av den inkomstskatt som undanhållits, eller 20 procent för annan skatt som arbetsgivaravgifter, skatteavdrag eller moms. Kan en riktig körjournal visas upp för de aktuella åren går det ofta att förklara eller motbevisa ett antagande om privat körning innan det leder ända fram till ett sådant beslut.

Digital lagring och format

Räkenskapsinformation får sparas digitalt under förutsättning att den kan tas fram i läsbar form under hela spartiden och att den skyddas mot förstörelse, förvanskning och obehörig åtkomst. En digital körjournal uppfyller det kravet så länge lagringen är stabil och sökbar över tid, inte bara under det år resorna gjordes.

Var informationen faktiskt lagras spelar roll för säkerheten. Skatteverket rekommenderar att den som ansvarar för bokföringen säkerställer att räkenskapsinformationen är skyddad under hela spartiden, oavsett vilken teknisk lösning som används. Läs mer om lagring inom EU och vad det innebär för var körjournalsdata får finnas.

Format spelar också roll i praktiken. Data som bara finns i ett proprietärt system, utan möjlighet att exportera den, blir svår att visa upp om verksamheten byter system eller om en handläggare på Skatteverket efterfrågar underlaget i ett vanligt läsbart format. Det är en praktisk fråga snarare än ett lagkrav i sig, men den påverkar hur enkelt sparandet faktiskt blir att leva upp till.

Backup är en annan praktisk fråga som sällan regleras i detalj i lagtexten men som ändå avgör om spartiden går att hålla i praktiken. En molntjänst som körs utan egen backup-rutin är sårbar för driftstörningar, konkurser eller mänskliga misstag på samma sätt som en pärm är sårbar för brand eller vattenskada. Redundans, och en tydlig ägare av frågan internt, hör ihop med att faktiskt kunna visa upp sju års historik den dag det behövs.

Export, PDF och byte av leverantör

Ett vanligt sätt att säkra tillgången till historisk körjournalsdata är att med jämna mellanrum exportera journalen som PDF eller annat läsbart filformat, utöver den löpande digitala lagringen i systemet. Det ger en kopia som inte är beroende av att en specifik leverantörs tjänst fortsätter att existera i sju eller åtta år framåt.

Frågan blir särskilt viktig vid byte av leverantör för digital körjournal. Innan ett byte är det rimligt att säkerställa att historisk data antingen följer med till den nya lösningen, eller att den exporteras och sparas separat innan det gamla kontot avslutas. Utan en sådan export riskerar äldre år att bli otillgängliga just när sparkravet fortfarande gäller. Den som för journal manuellt, till exempel med en körjournal-mall i Excel, bör spara varje periods fil separat och strukturerat, så att gamla år inte skrivs över eller försvinner när mallen uppdateras.

Ansvaret för att sparandet faktiskt sker ligger kvar hos den bokföringsskyldiga verksamheten, inte hos leverantören av systemet. Ett tydligt rutin för export vid räkenskapsårets slut, och vid eventuella byten av system, minskar risken att data saknas den dag den efterfrågas.

I ett enmansföretag är det ofta ägaren själv som både för journalen och ansvarar för att den sparas. I ett aktiebolag med anställda är det vanligare att föraren registrerar resorna löpande, medan den som sköter löner och bokföring ansvarar för att uppgifterna faktiskt bevaras och kan tas fram i efterhand. Oavsett organisation är det verksamheten som juridisk person, inte den enskilda föraren, som bär ansvaret gentemot bokföringslagen.

Tabellen nedan sammanfattar hur olika typer av underlag kopplade till körjournal och bokföring typiskt bör hanteras. Den utgår från att verksamheten har kalenderår som räkenskapsår; för brutet räkenskapsår gäller samma princip men datumen förskjuts efter räkenskapsårets slutdatum.

Radera aldrig historisk data bara för att räkenskapsåret verkar gammalt. Så länge en kontroll, en efterbeskattning eller en revision kan ligga inom sjuårsfönstret är det säkrare att spara en extra period än att gallra för tidigt. Det kostar i regel lite i lagringsutrymme jämfört med vad det kostar att sakna underlag när frågan väl ställs.

Så förenklar Cartracker sparandet

Cartracker registrerar resor automatiskt via en enhet i bilen och sparar historiken digitalt per fordon, med möjlighet att exportera underlaget till lön och bokföring. Det ger en löpande, attesterad körjournal som finns kvar oavsett om ett räkenskapsår redan är avslutat, och som kan tas fram som export när revisor, redovisningskonsult eller Skatteverket efterfrågar underlaget för milersättning eller förmånsvärde.

Attestflödet innebär att varje resa markeras som tjänst eller privat löpande, i stället för att sorteras i efterhand utifrån minnet. Det minskar risken för luckor i just de år som ligger längst bak i sparperioden, eftersom uppgifterna redan är strukturerade när de en gång behöver tas fram igen.

Vanliga frågor

Läs vidare

Vad säger lagen om körjournal?Det finns ingen paragraf som säger att företag måste föra körjournal. Bevisbördan ligger ändå kvar.Bil i eget aktiebolag: körjournalreglerRegler för delägares bilförmån i fåmansaktiebolag, krav på körjournal och risk för skattetillägg vid granskning.Skatteverket granskning körjournalSå går en granskning av bilförmån till – förfrågan, underlag, yttrande, beslut och konsekvenser.

Tjänster som hör ihop