Bevisbördan ligger hos den skattskyldige
Det finns inget lagkrav på att föra körjournal. Det finns däremot ett krav på att kunna visa hur bilen har använts.
Skatteverket utgår från att en anställd som förfogar över en företagsbil också använder den privat. Det är den skattskyldige som ska visa något annat. Utan underlag finns inget att visa med.
Konsekvensen är konkret. Om det inte går att styrka att den privata körningen har varit av ringa omfattning, riskerar hela bilförmånen att beskattas. Inte den del som körts privat. Hela förmånen.
Gränsen som avgör
Bilförmån uppstår inte om bilen används privat vid högst 10 tillfällen per kalenderår och samtidigt högst 100 mil totalt. Båda villkoren måste hålla samtidigt.
En bil som körts privat vid 8 tillfällen men 140 mil ger full bilförmån. En bil som körts 60 privata mil men vid 14 tillfällen ger också full bilförmån. Det räcker att ett av villkoren spricker.
Gränsen går inte att bedöma i efterhand utan journal. Antalet tillfällen är särskilt svårt att minnas ett år senare. Tio korta ärenden fyller kvoten lika snabbt som tio långa resor.
Vad som händer vid en granskning
Skatteverket begär in underlag. I praktiken betyder det körjournalen och mätarställning vid årets början och slut. Även uppgifter om vem som haft tillgång till bilen begärs in.
Sedan jämförs siffrorna. Stämmer summan av de redovisade resorna med skillnaden i mätarställning? Finns start- och slutadress för varje resa? Framgår syftet? Går tjänsteresorna att koppla till kunder, uppdrag eller fakturor?
Luckor är det som väcker frågor. En bil som gått 2 400 mil under året men har 1 800 mil dokumenterade har 600 odokumenterade mil. De milen ska förklaras.
Skatteverket jämför också journalen med annat material. Tankkvitton, reseräkningar, tidrapporter och fakturor ska peka åt samma håll. En tjänsteresa till Malmö den 14 mars utan motsvarande tidrapport eller kundnota blir en fråga att besvara.
Om förklaringen inte håller beskattas förmånsvärdet som inkomst av tjänst. Arbetsgivaren betalar dessutom arbetsgivaravgifter på beloppet. Den fulla arbetsgivaravgiften är 31,42 procent för inkomstår 2026. Skatteverket kan också besluta om skattetillägg.
Journalen skyddar även den anställde
Ett fullständigt underlag går åt båda hållen. Det visar när privat körning har hållit sig under gränsen. Det visar också att tjänsteresorna verkligen är tjänsteresor.
Detsamma gäller milersättningen. Skattefri ersättning för inkomstår 2026 är 25 kr per mil för egen bil. För förmånsbil som drivs med bensin, diesel eller etanol är beloppet 12 kr per mil. För helt eldriven förmånsbil är det 9,50 kr per mil. Ersättning som betalas ut utan underlag kan ifrågasättas i efterhand och behandlas som lön.
Journalen gör dessutom jämkning möjlig. Ett förmånsvärde kan i vissa fall sättas ned, till exempel för bilar som används mycket i tjänsten. En ansökan om jämkning utan körjournal saknar det underlag som krävs för att bedömas.
En elektronisk journal ger dessutom en tidsstämpel. En journal som skapas medan resorna körs väger tyngre än en journal som skrivs ihop när frågan redan är ställd.
Kostnaden att föra journal jämfört med kostnaden att låta bli
Att föra journal kostar tid eller pengar. Manuellt kostar det ungefär en timme per fordon och månad. Digitalt kostar det från 79 kr per fordon och månad hos oss, med hårdvaran inkluderad.
Att inte föra journal kostar ingenting i tre år. Sedan kostar det ett helt förmånsvärde per fordon och år, plus arbetsgivaravgifter, för varje år som kan omprövas.
Räknat per fordon blir journalen 948 kr per år vid 79 kr per månad. Ett fullt beskattat förmånsvärde ligger på en helt annan nivå. Till det kommer arbetsgivaravgifter på 31,42 procent. Beloppet gäller för varje år som tas upp.
Börja med att förstå var gränsen går för era fordon. Vi har samlat reglerna, räkneexemplen och de vanliga misstagen på vår sida om 100-milsgränsen.