Var timmarna faktiskt går
Administrationen är inte en enda uppgift. Den är fem små uppgifter som återkommer varje månad.
Föraren skriver ner resor, ofta i efterhand. Föraren letar upp adresser som inte antecknades vid resan. Någon på kontoret samlar in journalerna. Någon kontrollerar att mätarställningarna hänger ihop mellan resorna. Någon räknar ut milersättningen och lägger in den i lönekörningen.
En timme per fordon och månad är ett återhållsamt antagande för den kedjan. Det är fem minuter per arbetsdag för föraren plus kontorstid. Många bilparker ligger högre, särskilt de med flera förare per bil.
Räkneexempel: femton fordon
Ta ett företag med 15 fordon. Sätt en timme per fordon och månad. Sätt timkostnaden till 450 kr.
15 fordon gånger 1 timme blir 15 timmar per månad. 15 timmar gånger 450 kr blir 6 750 kr per månad. Tolv månader blir 81 000 kr per år.
Uttryckt i arbetstid är det 180 timmar per år. Det motsvarar 22,5 arbetsdagar på åtta timmar. En hel arbetsmånad går åt till att dokumentera resor som redan är körda.
Per fordon blir administrationen 450 kr per månad. Cartracker kostar från 79 kr per fordon och månad med hårdvaran inkluderad. Femton fordon kostar 1 185 kr per månad, alltså 14 220 kr per år.
Skillnaden mellan 81 000 kr och 14 220 kr är 66 780 kr per år. Det är siffran innan någon räknat på felaktiga milersättningar eller på risken att bilförmån beskattas.
Räkna på er egen bilpark
Formeln är enkel. Antal fordon gånger antal minuter per fordon och månad gånger timkostnaden delat på 60. Multiplicera med 12 för årssiffran.
Fem fordon och 45 minuter per fordon vid 450 kr i timmen ger 20 250 kr per år. Trettio fordon och 60 minuter ger 162 000 kr per år. Kostnaden växer linjärt med bilparken. Prenumerationen gör det också, men från en betydligt lägre nivå.
Sätt in er egen timkostnad. Använd den kostnad ni fakturerar ut, inte lönen. En timme som läggs på journalföring är en timme som inte läggs på kund.
Vad som försvinner i den manuella hanteringen
Tid är den synliga kostnaden. Felen är den dolda.
Sträckor som skrivs på ungefär blir för höga eller för låga. Skattefri milersättning för inkomstår 2026 är 25 kr per mil för egen bil. Tio mil fel per månad och fordon blir 250 kr per fordon och månad. På femton fordon blir det 45 000 kr per år i felaktig ersättning, åt ena eller andra hållet.
Resor som glöms bort lämnar luckor mellan mätarställningarna. Luckor mellan mätarställningarna väcker frågor vid en kontroll. Ett underlag som inte håller kan leda till att hela bilförmånen beskattas.
Vad automatiken tar bort
Enheten registrerar resan när bilen körs. Adressen sätts från positionen. Sträckan mäts, den uppskattas inte. Föraren markerar tjänst eller privat och lägger till syftet.
Kvar av den ursprungliga timmen blir några minuter. Insamlingen försvinner helt eftersom resorna redan ligger i systemet. Underlaget för lönekörningen exporteras i stället för att sammanställas för hand.
Testa på er egen bilpark först
Räkna fram er siffra innan ni bestämmer er. Antal fordon, minuter per fordon och er timkostnad. Jämför med 79 kr per fordon och månad. Provperioden är 30 dagar utan kostnad, så ni kan mäta skillnaden på riktiga resor. Läs mer om hur ersättningen räknas fram på vår sida om milersättning.