Vad regeln säger
Grunden finns i 61 kap. 9 § inkomstskattelagen. Skatteverkets formulering till arbetsgivare är kort. Ni kan själva sätta ned förmånsvärdet till 75 procent av fullt värde. Villkoret är att den anställde kör minst 3 000 mil i tjänsten per kalenderår.
Nedsättningen är 25 procent av förmånsvärdet. Den slår igenom både på medarbetarens skatt och på era arbetsgivaravgifter, eftersom båda beräknas på samma förmånsvärde.
Tre villkor som ofta missförstås
Per kalenderår. Räkningen börjar om den 1 januari. Ett verksamhetsår eller ett räkenskapsår spelar ingen roll.
Per person, inte per bil. Två personer som delar en bil och kör 1 800 mil var i tjänsten når inte gränsen. Ingen av dem får nedsättningen.
Gränsen justeras inte för del av år. Detta är den viktigaste detaljen. Enligt Skatteverket får gränsen inte jämkas, till exempel för att bilförmånen inte innehafts hela inkomståret. Börjar medarbetaren i augusti krävs ändå fulla 3 000 mil under kalenderåret.
Vad som räknas som tjänstekörning
Bara körning i tjänsten räknas mot de 3 000 milen. Resor mellan bostad och arbetsplats räknas som privata resor och räknas inte in.
Det är en fälla för säljare och servicetekniker. En medarbetare som kör 3 400 mil totalt, varav 600 mil är pendling, ligger på 2 800 tjänstemil. Nedsättningen gäller inte.
3 000 mil är 30 000 km. Fördelat på 220 arbetsdagar blir det cirka 136 km per arbetsdag. Yrkesroller som brukar nå dit är distriktssäljare, servicetekniker, arbetsledare med flera arbetsplatser och installatörer med regionalt område.
Räkneexempel: vad nedsättningen är värd
Antaganden: bensinbil med nybilspris 350 000 kr, fordonsskatt 4 000 kr.
Förmånsvärdet för inkomstår 2026 byggs av fyra delar. Prisbasbeloppsdelen är 0,29 gånger 59 200 kr, alltså 17 168 kr. Det ränterelaterade beloppet är 70 procent av statslåneräntan 2,55 procent plus en procentenhet. Det ger 2,785 procent av nybilspriset, alltså 9 748 kr. Det prisrelaterade beloppet är 13 procent av nybilspriset, alltså 45 500 kr. Fordonsskatten läggs till med 4 000 kr.
Så gör ni anspråk på nedsättningen
Beslutet ligger hos er som arbetsgivare. Ni redovisar det nedsatta värdet direkt i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Ingen ansökan och ingen dispens behövs.
Ni får tillämpa nedsättningen löpande under året. Villkoret är att ni kan anta att medarbetaren når 3 000 mil i tjänsten. Det är själva poängen: nedsättningen behöver inte vänta till december.
Vid årsskiftet stäms utfallet av. Nådde medarbetaren inte 3 000 mil ska ni ompröva redovisningen i arbetsgivardeklarationerna och redovisa fullt förmånsvärde. Det blir en rättelse bakåt, inte en straffavgift, men den kostar administrativ tid.
Egenföretagare hanterar nedsättningen själva i deklarationen på blankett N.
Vilket underlag Skatteverket förväntar sig
Nedsättningen bygger på ett påstående om körd sträcka i tjänsten. Påståendet måste kunna styrkas. Underlaget är körjournalen.
Skatteverket vill se sex uppgifter per resa. Registreringsnummer. Datum och mätarställning vid resans början och slut. Antal kilometer. Start- och slutadress. Resans syfte. Besökt plats eller företag.
Två saker är särskilt viktiga när det gäller 3 000-milsregeln. Summan av tjänsteresorna måste gå att räkna fram. Den måste också hänga ihop med bilens mätarställning vid årets början och slut. Pendlingsresorna måste dessutom vara klassade som privata, annars räknar ni fel åt ert eget håll.
Så kan körjournalen betala sig första året
Cartracker Fleet kostar 99 kr per fordon och månad vid årsbetalning. Det blir 1 188 kr per fordon och år. Hårdvaran ingår och det finns ingen startavgift. Exemplet ovan utgår från en fordonspark med 8 bilar där 5 förare når 3 000 mil i tjänsten.
Redan en enda förare som når gränsen ger 6 002 kr i lägre arbetsgivaravgift. Det är fem gånger vad körjournalen kostar för den bilen under samma år.
Vanliga frågor
Gäller nedsättningen även elbilar?
Kan vi tillämpa nedsättningen retroaktivt för förra året?
Räknas resor med bilen när medarbetaren är passagerare?
Vad händer om medarbetaren byter bil mitt under året?
Påverkar nedsättningen drivmedelsförmånen?
Regeln finns, underlaget avgör
3 000-milsregeln är inte en gråzon och den kräver ingen tolkning. Den kräver ett underlag som visar tjänstemilen resa för resa, hela året, per person. En elektronisk körjournal registrerar varje resa automatiskt och håller pendling åtskild från tjänstekörning. Vi ser regelbundet fordonsparker där tre eller fyra förare passerar 3 000 mil. Ingen har räknat efter, och nedsättningen görs aldrig.