Tjänstebil och förmånsbil är inte samma sak
Tjänstebil är ett vardagsord, inte en skatterättslig term. Det betyder en bil som företaget äger eller leasar och som används i verksamheten.
Förmånsbil är däremot ett skattebegrepp. Bilförmån uppstår när en anställd får använda företagets bil privat i mer än ringa omfattning. Gränsen är högst 10 tillfällen per kalenderår och samtidigt högst 100 mil.
Samma bil kan alltså vara en ren tjänstebil ett år och en förmånsbil nästa år. Övergången sker automatiskt när gränsen passeras. Ingen skickar ett meddelande om det.
Det är därför en tjänstebil behöver journal även när ingen förmån är avsedd. Journalen är beviset på att bilen stannat på rätt sida gränsen.
Vad som ska loggas för varje resa
Sex uppgifter per resa gäller oavsett om bilen är tjänstebil eller förmånsbil.
Registreringsnummer. Datum samt mätarställning vid resans början och slut. Antal kilometer. Start- och slutadress. Syftet med resan. Besökt plats, företag eller kontaktperson.
Till detta kommer mätarställning vid årets början och vid årets slut. Summan av resorna ska stämma med differensen. En avvikelse blir odokumenterade mil.
Både tjänsteresor och privata resor ska framgå. Privata resor kan redovisas kortfattat, men antalet mil och antalet tillfällen måste gå att räkna fram. Kraven i detalj finns på vår sida om elektronisk körjournal.
Sex misstag som gör underlaget svagt
1. Resan till jobbet bokförs som tjänsteresa. Resor mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen är privat körning. En pendling på 3 mil enkel väg blir 6 mil per dag. Sjutton arbetsdagar räcker för att spränga 100 mil.
2. Bara tjänsteresor loggas. Utan privata resor i journalen går det inte att visa att den privata körningen varit av ringa omfattning.
3. Syftet skrivs som ”kundbesök”. Uppgiften ska gå att kontrollera. Namnet på företaget eller kontaktpersonen gör den kontrollerbar.
4. Journalen fylls i månadsvis. En journal som skrivs i efterhand har lägre bevisvärde. Adresser och syften blir dessutom oprecisa när de rekonstrueras.
5. Flera förare, en journal utan förarnamn. När en poolbil delas av fem personer måste det framgå vem som kört vilken resa. Annars går privat körning inte att fördela.
6. Bilen står hemma hos föraren. Skatteverket utgår från att en anställd som förfogar över bilen också använder den privat. Ett dispositionsförbud på papper räcker sällan ensamt. Journalen är det som visar den faktiska användningen.
Poolbilar och fordon med flera förare
Fordon som delas ställer högre krav. Varje resa behöver kopplas till en förare, inte bara till ett registreringsnummer.
Ett system som identifierar föraren vid start löser det. Föraridentifiering kan ske via en tagg, via appen eller via ett förarval i systemet. Utan koppling till person går varken privat körning eller milersättning att fördela rätt.
Detsamma gäller servicebilar som körs hem över natten. Resan hem är privat körning om bostaden inte är arbetsplatsen. Den ska registreras som privat.
Bokning och journal bör hänga ihop. Bokningssystemet vet vem som tagit bilen. Journalen vet vilka resor som körts. De två uppgifterna går att matcha mot varandra. Avvikelser syns då i samma vecka i stället för vid årsskiftet.
Milersättning i tjänstebilen
En anställd som kör tjänsteresor med företagets bil får normalt ingen milersättning, eftersom företaget står för bilen och drivmedlet.
Om den anställde själv betalat allt drivmedel kan arbetsgivaren däremot betala skattefri ersättning för tjänstemilen. För inkomstår 2026 är beloppet 12 kr per mil för bil som drivs med bensin, diesel eller etanol. För helt eldriven bil är det 9,50 kr per mil. Kör den anställde sin egen bil i tjänsten är beloppet 25 kr per mil. Beloppen finns samlade på vår sida om milersättning.
Alla tre beloppen förutsätter att antalet tjänstemil går att styrka. Det är journalen som styrker dem. En resa utan syfte och adress går inte att räkna in i tjänstemilen. Den blir i praktiken privat körning tills motsatsen kan visas.
Sätt journalen innan gränsen är nära
En tjänstebil utan journal är en förmånsbil som ingen ännu har prövat. Kostnaden att föra journal är från 79 kr per fordon och månad med hårdvaran inkluderad. Kostnaden att sakna den är ett fullt förmånsvärde per fordon och år. Läs mer om hur registreringen fungerar på vår sida om digital körjournal.