Trängselskatt vid tjänsteresa: ersättning och underlag

Innehåll

Fakturan kommer hem till föraren, inte till bolaget

En anställd som kör sin egen, privat ägda bil i tjänsten, beskrivet i guiden om egen bil i tjänsten, kan under en tjänsteresa passera en betalstation för trängselskatt i Stockholm eller Göteborg, eller en av broarna i Motala eller Sundsvall. Eftersom bilen är registrerad på föraren privat är det föraren, inte arbetsgivaren, som får Transportstyrelsens beslut om trängselskatt hem i brevlådan några veckor senare.

Det är en annan situation än den som brukar diskuteras när trängselskatt och tjänstebil nämns i samma mening. Där handlar frågan oftast om en förmånsbil, där bilens ägare redan betalar fakturan och frågan bara är vilka passager som ska beskattas som en förmån. Kör den anställda i stället sin egen bil är frågan den motsatta: hela beloppet är redan betalt av föraren, och det som återstår är att få det ersatt för den del som var tjänst.

Ersättningen är ett skattefritt utlägg, inte en del av lönen

Den skattefria milersättningen på 25 kronor per mil 2026 är en schablon. Den ska täcka de rörliga kostnaderna för att använda den privata bilen i tjänsten: bränsle, slitage och en del av värdeminskningen. Trängselskatt är inte en sådan kostnad. Den uppstår inte för att bilen körs över huvud taget, utan för att den passerar en viss plats vid en viss tid, och den är densamma oavsett vilken bil som kör igenom.

Därför hanteras trängselskatten som en egen post vid sidan av milersättningen: en kostnadsersättning mot en styrkt utgift, på samma sätt som en ersättning för en parkeringsavgift som betalats under en tjänsteresa. Så länge resan var en tjänsteresa och kostnaden går att styrka med Transportstyrelsens faktura är ersättningen skattefri för den anställda och läggs inte till den beskattningsbara lönen.

I praktiken betyder det att de två beloppen hålls isär på reseräkningen: en rad för tjänstemil gånger 25 kronor, och en egen rad för trängselskatt mot den bifogade fakturan. Blandas de ihop i en klumpsumma blir det svårare att i efterhand visa vilken del som var en schablonersättning för körsträckan och vilken del som var en ersättning för en faktisk, styrkt utgift.

Samma princip som styr milersättningen gäller trängselskatten: ersätter arbetsgivaren med ett högre belopp än den faktiska, styrkta kostnaden räknas den överskjutande delen som skattepliktig lön, med arbetsgivaravgift på den delen precis som på övrig lön. Vissa företag väger i stället in trängselskatten i ett högre schablonbelopp per mil för att slippa hantera två poster. Det löser inget, eftersom milersättning över 25 kronor per mil ändå blir skattepliktig för den överskjutande delen. Två separata, korrekt bokförda poster är därför enklare att försvara än ett klumpbelopp som ska gissas fram i efterhand.

Skillnaden mot trängselskatt på en förmånsbil

Vem som får fakturan och hur kostnaden ska hanteras skiljer sig åt beroende på vilket fordon som kördes och vem som äger det.

Fordon	Vem får fakturan	Hur trängselskatten hanteras
Egen bil i tjänsten	Föraren, som privat ägare	Ersätts skattefritt som utlägg, utöver milersättningen
Tjänstebil utan förmånsvärde	Arbetsgivaren eller leasingbolaget	Betalas direkt av bolaget, ingen skattefråga för föraren
Förmånsbil	Fordonets ägare, oftast arbetsgivaren	Privata passager beskattas separat som en förmån
Hyrbil eller lånebil	Varierar, ofta hyresbolaget i första läget	Beror på avtal och dispositionsrätt

Hela genomgången av förmånsbilsfallet, inklusive varför trängselskatt ligger utanför det schablonmässiga förmånsvärdet och när beskattningen faktiskt sker, finns i guiden om trängselskatt på förmånsbil. Den här guiden handlar om den omvända situationen: egen bil, där frågan är ersättning i stället för beskattning.

Vad som krävs för att ersättningen ska hålla vid en granskning

Tre saker behöver finnas på plats för att en trängselskatteersättning ska vara skattefri och gå att försvara om frågan ställs i efterhand.

Den första är Transportstyrelsens faktura eller beslut, sparat i original eller som en tydlig kopia. Det är dokumentet som visar beloppet och exakt vilka datum och tider passagerna gjordes.

Den andra är en körjournal som visar vilken resa som pågick vid respektive tidpunkt: adress, syfte och mätarställning, de sex grunduppgifter som beskrivs i regelguiden om digital körjournal. Det är kopplingen mellan en passage klockan 07.42 en viss dag och en resa som faktiskt pågick då som gör att passagen går att klassa som tjänst.

Den tredje är en tydlig markering på reseräkningen eller i utläggssystemet att posten avser trängselskatt och inte redan ingår i milersättningen för samma resa. Utan den markeringen är risken att samma kostnad antingen glöms bort eller av misstag läggs till en gång för mycket.

Har den anställda flera arbetsgivare eller uppdragsgivare samtidigt gäller samma uppdelning som för milersättningen i övrigt: varje anställning ersätter bara de passager som hörde till just den anställningens tjänsteresor. En passage på väg till ett möte hos uppdragsgivare A kan inte ersättas av arbetsgivare B, även om båda anställningarna finns samma dag. Hur den gränsdragningen görs i praktiken när milersättning ska fördelas mellan flera arbetsgivare beskrivs i guiden om milersättning vid flera arbetsgivare, och samma logik gäller för trängselskattens fördelning.

En dag kan innehålla flera passager med olika syften: en tjänsteresa till ett kundmöte på förmiddagen och ett privat ärende på kvällen. Transportstyrelsens beslut tillämpar ett dagstak per fordon, ett takbelopp som gäller oavsett hur många passager som görs under dygnet. Dagstaket ändrar ingenting i fördelningen mellan tjänst och privat. Varje passage bedöms fortfarande för sig utifrån vilken resa som pågick vid den tidpunkten, och det är bara den andel av dagens totala belopp som faller på tjänstepassagerna som ska ersättas.

Hyrbil och lånebil: samma princip, annan avräkning

Körs en tjänsteresa i en hyrbil eller en lånebil i stället för den egna bilen gäller samma grundprincip, men avräkningen ser annorlunda ut. Transportstyrelsens beslut går normalt till hyresbolaget som äger fordonet, och hyresbolaget fakturerar sedan trängselskatten vidare till hyrestagaren, ofta med ett administrativt påslag utöver själva skatten.

Fördelningen mellan tjänst och privat avgörs på samma sätt som för den egna bilen: det är syftet med resan vid passagens tidpunkt som räknas, inte vem som står som ägare på fakturan. Hela genomgången av hur dispositionsrätt, körjournal och trängselskatt hänger ihop för hyr- och lånebilar finns i guiden om hyrbil och lånebil.

Räkneexempel: en säljares passager under en månad

Räkneexempel. Nedan används antagna siffror för att visa metoden, inte en verklig persons eller ett verkligt bolags uppgifter. En säljare kör sin egen bil till kundbesök i Stockholms innerstad under en månad och gör 18 tjänstepassager genom betalstationer, med ett snittbelopp på 35 kronor per passage enligt Transportstyrelsens faktura. Under samma månad körs 80 tjänstemil enligt körjournalen.

Post	Beräkning	Belopp
18 tjänstepassager, snitt 35 kr per passage	18 × 35	630 kr
80 tjänstemil, egen bil, 25 kr/mil	80 × 25	2 000 kr
Total skattefri ersättning för månaden	630 + 2 000	2 630 kr

Hela beloppet, 2 630 kronor, är skattefritt för säljaren under förutsättning att tjänstemilen går att styrka med körjournalen och att de 18 passagerna går att koppla till tjänsteresor vid rätt tidpunkter. Hade i stället resorna varit privata hade motsvarande passager och mil varken ersatts eller varit skattefria, utan ingått i den anställdas egna kostnader.

Om arbetsgivaren inte ersätter kostnaden

Väljer arbetsgivaren att inte ersätta trängselskatten står den anställda för kostnaden själv. Det kan i vissa fall vara möjligt att begära avdrag för utgiften i inkomstdeklarationen som en kostnad i tjänsten, men de reglerna har egna villkor, begränsningar och beloppsgränser som ändras då och då. I stället för att utgå från ett visst belopp eller en viss gräns är det klokare att stämma av den konkreta frågan med Skatteverket eller en redovisningskonsult när den faktiskt uppstår.

Oavsett om kostnaden ersätts av arbetsgivaren eller inte är det värt att fortsätta dokumentera resorna i körjournalen. Underlaget är detsamma som behövs för att styrka tjänsteresan i övrigt, och det gör skillnaden tydlig den dag frågan om ersättning eller avdrag faktiskt kommer upp.

Bäst undviks frågan helt genom att företaget på förhand bestämmer och kommunicerar att trängselskatt för tjänsteresor med egen bil ersätts mot faktura, på samma sätt som andra utlägg i tjänsten. En skriven rutin, gärna som en rad i bilpolicyn, gör att frågan inte behöver avgöras från fall till fall varje gång den dyker upp.

Vanliga frågor

Ingår trängselskatt i milersättningen på 25 kronor per mil?

Nej. Milersättningen är en schablon som ska täcka bilens rörliga kostnader för tjänsteresan: bränsle, slitage och värdeminskning. Trängselskatt och broavgifter är en egen utgift som uppstår utöver det, och ersätts separat som ett utlägg mot faktura, inte genom att höja ersättningen per mil.

Måste jag spara fakturan från Transportstyrelsen för att få ersättning?

Ja. Fakturan är det underlag som visar beloppet och vilka datum passagerna gjordes. Tillsammans med körjournalens uppgift om vilken resa som pågick vid respektive tidpunkt går det att visa att just den passagen hörde till en tjänsteresa och inte till en privat resa.

Vad gäller om jag kör en tjänstebil utan förmånsvärde genom en betalstation?

Då går Transportstyrelsens beslut om trängselskatt till fordonets ägare, oftast arbetsgivaren eller leasingbolaget, som betalar det direkt. Föraren lägger inte ut några pengar och det uppstår ingen skattefråga att hantera, eftersom bilen inte är en förmånsbil att separera privata passager från.

Hur skiljer sig det här från trängselskatt på en förmånsbil?

På en förmånsbil går fakturan till bilens ägare oavsett vem som kört, och det är bara de privata passagerna som beskattas, som en förmån utöver det schablonmässiga förmånsvärdet. Kör den anställda i stället sin egen, privat ägda bil i tjänsten är frågan den motsatta: det är tjänstepassagerna som ska ersättas, inte beskattas. Den fullständiga genomgången av förmånsbilsfallet finns i guiden om trängselskatt på förmånsbil.

Vad händer om arbetsgivaren väljer att inte ersätta trängselskatten?

Då står den anställda för kostnaden själv. Det kan i vissa fall gå att begära avdrag för utgiften i inkomstdeklarationen, men reglerna för avdrag för kostnader i tjänsten har egna villkor och belopp som ändras då och då. Stäm av den frågan med Skatteverket eller en redovisningskonsult i det enskilda fallet, i stället för att utgå från ett visst belopp.

Sammanfattning

Trängselskatt och milersättning löser olika problem och ska därför hållas isär. Milen täcker bilens rörliga kostnader. Trängselskatten är en egen, styrkt utgift som ersätts mot Transportstyrelsens faktura, förutsatt att körjournalen visar att passagen hörde till en tjänsteresa.

Samma underlag som redan behövs för milersättningen, en körjournal med adress, syfte och mätarställning per resa, är det som avgör om en trängselskattepassage går att ersätta skattefritt eller inte. En löpande förd journal gör den kopplingen möjlig att göra i efterhand, veckor efter att fakturan faktiskt kommer.

Trängselskatt vid tjänsteresa: så ersätts den med egen bil