Egen bil i tjänsten: ersättning och körjournal

Vem kör egen bil i tjänsten

I många företag finns det ingen bilpark alls. De anställda använder sina egna bilar när arbetet kräver resor, och företaget betalar ersättning per mil i stället för att äga, leasa eller erbjuda en förmånsbil. Det är vanligt i flera yrken:

• Säljare och konsulter som besöker kunder på olika adresser under dagen.
• Hemtjänst- och hemsjukvårdspersonal som kör mellan brukare.
• Anställda som tillfälligt kör egen bil när en poolbil eller tjänstebil inte finns ledig.
• Mindre företag utan egen fordonsflotta, där varje anställd använder sin privata bil.

Gemensamt för alla dessa situationer är att bilen ägs eller leasas av den anställda privat, inte av arbetsgivaren. Det är en annan situation än en förmånsbil, där arbetsgivaren äger eller leasar bilen och den anställda får använda den även privat. När bilen är privat uppstår ingen bilförmån. Det som i stället ska hanteras rätt är ersättningen för de tjänsteresor som görs i bilen.

Samma anställda kan ibland köra en förmånsbil och ibland den egna bilen, till exempel om förmånsbilen är på verkstad. Då gäller olika regler för samma person beroende på vilken bil som faktiskt kördes den dagen, vilket är en anledning till att underlaget behöver visa vilket fordon varje resa gjordes med.

En yrkesgrupp med särskilt många och täta tjänsteresor är fastighetsmäklare, som ofta kör till flera visningar samma dag. Vad som gäller specifikt för dem går igenom i guiden om körjournal för fastighetsmäklare.

Skattefri milersättning för egen bil

Skatteverkets schablonbelopp för skattefri milersättning är fastställda per fordonstyp. För 2026 gäller följande nivåer:

Beloppen för 2026 är oförändrade från 2025. Ersättning upp till schablonen är skattefri för den anställda och den räknas inte som lön. Betalar arbetsgivaren mer än 25 kronor per mil för egen bil är den överskjutande delen skattepliktig lön, med både inkomstskatt och arbetsgivaravgift. Betalar arbetsgivaren mindre än schablonen, eller ingen ersättning alls, kan den anställda i stället göra avdrag för mellanskillnaden i sin egen deklaration.

Schablonen är satt för att täcka kostnaden av att ställa en privat bil till förfogande för arbetet: drivmedel, slitage, värdeminskning och försäkring. Den är inte kopplad till vad just den anställdas bil faktiskt kostar per mil. Skillnaden mellan schablonen och en bils verkliga kostnad per mil går igenom i guiden om bilkostnad per mil. Beloppen för samtliga fordonstyper, med en kalkylator för att räkna på er egen körsträcka, finns på sidan om milersättning.

Vad underlaget måste innehålla

Det finns ingen paragraf som pekar ut exakt vilket dokument som krävs, men bevisbördan ligger på arbetsgivaren och den anställda om Skatteverket ifrågasätter en utbetald milersättning. I praktiken innebär det att varje tjänsteresa bör dokumenteras med:

Det här kallas ofta en reseräkning snarare än en körjournal, eftersom en körjournal i strikt mening hör ihop med ett fordon som arbetsgivaren äger eller leasar. Innehållet är ändå i praktiken detsamma: en sammanställning av tjänsteresor som går att stämma av mot verkligheten i efterhand. Vad en körjournal ska innehålla för förmånsbilar och tjänstebilar går igenom mer i detalj i guiden om digital körjournal.

Ett vanligt misstag är att samla ihop resorna i efterhand, till exempel i slutet av månaden, utifrån minnet eller en kalender. Ju längre tid som går mellan resan och dokumentationen, desto svårare blir det att ange rätt adress, rätt sträcka och rätt syfte. Underlag som byggs resa för resa, i nära anslutning till att resan görs, håller bättre vid en granskning än ett underlag som rekonstrueras i efterhand.

Skillnad mot förmånsbil och körjournal

Det är lätt att blanda ihop reglerna för egen bil med reglerna för förmånsbil, eftersom båda hanterar skattefria belopp per mil. Skillnaden ligger i vad som är på spel.

För en förmånsbil är hela poängen med körjournalen att visa hur mycket bilen använts privat, eftersom det styr förmånsvärdet och i vissa fall drivmedelsförmånen. Underlaget ska täcka alla resor, tjänst som privat, eftersom gränsen mellan dem avgör beskattningen av själva bilinnehavet.

För egen bil finns ingen bilförmån att ta ställning till, eftersom bilen är privat ägd. Det underlaget ska visa är i stället bara tjänsteresorna, eftersom det är de som ligger till grund för den skattefria ersättningen. Privata resor i den egna bilen är en angelägenhet för den anställda och ska varken dokumenteras eller ersättas.

En jämförelse mellan att ha förmånsbil och att köra egen bil mot milersättning, med för- och nackdelar beroende på körprofil, går igenom i jämförelsen mellan förmånsbil och milersättning. Den guiden är relevant för den som funderar på vilket upplägg som passar bäst för en viss anställd eller roll, snarare än hur det redan valda upplägget med egen bil ska dokumenteras.

Räkneexempel: säljaren med egen bil

Räkneexempel. Nedan används antagna siffror för att visa metoden. En säljare kör sin privata bil i tjänsten och loggar sina resor löpande under året.

820 mil multiplicerat med 25 kronor ger 20 500 kronor i skattefri ersättning för året. Beloppet varken beskattas hos den anställda eller belastas med arbetsgivaravgift, så länge det inte överstiger schablonen och underlaget visar att milen faktiskt kördes i tjänsten.

Räkneexempel. Om företaget i stället väljer att betala mer än schablonen, till exempel för att kompensera för höga drivmedelspriser, delas ersättningen upp i en skattefri och en skattepliktig del. Med en ersättning på 28 kronor per mil och samma 820 mil blir uträkningen:

De 2 460 kronorna som överstiger schablonen läggs till den anställdas lön, beskattas som vanlig inkomst och ger upphov till arbetsgivaravgift på samma sätt som övrig lön. Det är samma mil som ligger till grund för båda delarna av beräkningen, vilket är ytterligare ett skäl till att antalet körda mil behöver vara korrekt dokumenterat, inte bara det slutliga beloppet.

Så loggar ni resorna i mobilen

När bilen är privat är det sällan aktuellt att installera en GPS-enhet i den, på samma sätt som i ett företagsägt fordon. Lösningen behöver i stället utgå från den anställda, inte från bilen.

I praktiken innebär det en app som den anställda startar när en tjänsteresa börjar och avslutar när den är klar. Sträckan registreras under resans gång, och den anställda kompletterar med ärende och eventuell kund direkt i mobilen. Resan skickas in för attest, och en ansvarig chef godkänner den innan den går vidare till löneunderlaget.

En sådan lösning löser flera av de praktiska problemen med en handskriven reseräkning. Det går inte att glömma att anteckna en resa, eftersom varje resa skickas in löpande i stället för att samlas ihop i efterhand. Sträckan kommer från resan som faktiskt kördes, inte från en uppskattning av avståndet mellan två adresser i efterhand. Avvikande resor, till exempel en betydligt längre väg än den kortaste, går att flagga automatiskt och kräva ett skäl för innan de kan skickas in, vilket gör sammanställningen enklare att granska för den som attesterar.

Chefen eller lönekontoret ser bara de tjänsteresor som faktiskt skickats in, aldrig var den anställdas privata bil befinner sig i övrigt. Det är en viktig skillnad mot GPS-spårning av ett företagsägt fordon, där hela fordonets position kan följas löpande. När bilen är privat är integritetsgränsen en annan, och en lösning för egen bil ska vara byggd därefter. Så ser upplägget ut i Cartracker Mil, som är byggt specifikt för tjänsteresor i privata bilar snarare än för en fordonsflotta.

Vanliga fel som kostar pengar

Några återkommande brister gör att en i övrigt rimlig ersättning för egen bil i tjänsten inte håller vid en granskning:

• Resan hem–arbete räknas som tjänsteresa. Den vanliga resan mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen är privat, även för en anställd som sedan fortsätter till kunder under dagen. Bara sträckan utöver den vanliga arbetsresan är en tjänsteresa.
• Syftet saknas eller är för vagt. "Kundbesök" utan vilken kund eller vilket ärende det gällde är svårt att styrka i efterhand. Ett konkret syfte, kopplat till en adress och ett datum, väger tyngre vid en granskning.
• Underlaget byggs i efterhand. En lista som sammanställs i slutet av månaden, utifrån minnet, innehåller ofta fel sträckor och fel datum. Löpande registrering ger ett mer tillförlitligt underlag.
• Ersättning över schablonen hanteras inte som lön. Betalas mer än 25 kronor per mil utan att den överskjutande delen läggs till lönen och beskattas, blir hela utbetalningen ett problem vid en granskning, inte bara den del som faktiskt var skattepliktig.
• Underlaget sparas för kort tid. Räkenskapsinformation enligt bokföringslagen ska sparas till och med sjunde året efter räkenskapsårets utgång. Det gäller även underlag för milersättning. Hur länge olika underlag bör sparas går igenom i guiden om att spara körjournal och underlag.

Vanliga frågor

Håll underlaget i ordning över tid

Ersättning för egen bil i tjänsten är i grunden en enkel regel: ett schablonbelopp per mil, skattefritt upp till 25 kronor 2026. Det som i praktiken avgör om den håller är underlaget bakom varje utbetalning. Datum, syfte, sträcka och vilken bil som användes, dokumenterat i nära anslutning till resan snarare än rekonstruerat i efterhand.

För ett företag med flera anställda som kör egen bil blir mängden reseräkningar snabbt svår att hålla ordning på manuellt. En lösning som loggar sträckan automatiskt när resan görs, och som samlar alla anställdas resor på ett ställe inför attest och löneunderlag, minskar både tid och risken för att en enskild resa saknar den dokumentation som krävs.

Läs vidare

Förmånsbil eller milersättning – jämförelseJämförelse av förmånsbil och milersättning 2026: förmånsvärde, skattefria belopp och vilken körprofil som passar bäst.Bilkostnad per milSå räknar ni fram bilens verkliga kostnad per mil, med räkneexempel för bensinbil och elbil.Spara körjournal – hur länge gäller kravetKörjournal som underlag för milersättning eller förmån bör sparas till och med sjunde året efter räkenskapsåret.

Tjänster som hör ihop